Reggel hét óra volt. Egy hosszú, végigdolgozott éjszaka után még az ágyból sem keltem ki, mikor feltette a kérdést:
– Miért vagy ilyen kómás? Milyen problémán dolgoztál?
Elkezdtem sorolni.
WooCommerce-ben súlyalapú árazásra lenne szükségünk, de:

• az alapbeállítások nem elég rugalmasak,
• egyedi árkategóriákat kéne kezelnünk a mennyiségtől függően,
• úgy tűnt, hogy ehhez mindenképp kell majd egy fejlesztő, aki megírja a megfelelő plug-int.

Az első reakciója teljesen logikus volt
– Akkor keressünk egy programozót, és én specifikálom nekik a követelményeket.
De aztán történt valami.
Két perc csönd. Majd egy ötlet.
Nem újabb bonyolítás – hanem egy radikális egyszerűsítés.

A probléma dióhéjban

A WooCommerce-ben azt kellett volna beállítani, hogy:

• 1–100 db (10g-os): 100 Ft/db
• 0–5 kg: 8.000 Ft/kg
• 5–10 kg: 7.500 Ft/kg
• 10 kg felett: 7.000 Ft/kg

Ez hagyományos módon fejlesztést kívánt volna.

A megoldás, ami átvágta a gordiuszi csomót

Bevezetett négy kiszerelési egységet:

• Tasak = 1 db
• Doboz = 100 tasak = 1 kg
• Karton = 5 doboz = 5 kg
• Nagy karton = 10 doboz = 10 kg

Minden rendelés ezekre épül. A rendszerben így néz ki:

• X db tasak × 100 Ft
• Y db doboz × 8.000 Ft
• Z db karton × 5 × 7.500 Ft
• Q db nagy karton × 10 × 7.000 Ft

A vevő így is szabadon választhat, és még mindig azt a kombinációt fogja összeállítani, ami neki a legjobb – de a háttérben minden kiszámítható, automatizálható és kezelhető marad. Programozás és fejlesztő nélkül.

Miért imádtam ezt az ötletet?

Mert business analyst gondolkodás.
Nem az volt a reakció, hogy „írjunk rá szoftvert”, hanem hogy „értsük meg a problémát, majd keressünk egy elegáns, egyszerű megoldást rá.”
Nem az eszközzel kezdte. Hanem a gondolkodással.

A szereplők mi vagyunk: Attila írta le a történetet, én meg közzéteszem, mert én is imádom az ilyen megoldásokat, és az örömöt, amit érzünk.

Tanulság

Sokszor nem programozásra van szükség, hanem másképp gondolkodásra.
A problémák egy része nem technikai, hanem strukturális.
És egy jó business analyst épp abban segít, hogy az egyszerű, de hatásos megoldások felszínre kerülhessenek.

Ha te is hasonló problémába futsz – lehet, hogy nem egy fejlesztőt kell keresned, hanem egy gondolkodót.

The post Gyors megoldás programozó fejlesztő nélkül appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Képzeljünk el egy ilyen szolgáltató céget.

Lehet tréningeket szervező vállalkozás, terápiás központ, sportstúdió vagy akár egy szakmai workshopokat tartó csapat. A működésük alapja az, hogy időben és helyben korlátozott kapacitással dolgoznak. Egy tréningen 20 hely van. Egy rendelési napon 8 időpont. Egy workshopon 15 résztvevő fér el.

Ha ezek a helyek betelnek, a cég elégedett. A kapacitás elvileg kihasználódott.

A folyamat látszólag rendben működik. Van online foglalás, van naptár, az események vagy szolgáltatások rendre betelnek, a csapat pedig úgy érzi, hogy a rendszer működik.

Mégis marad a működésben egy nehezen észrevehető veszteség.

Nem a marketingben.
Nem az értékesítésben.

Hanem a kapacitás kihasználásában.

A „betelt” állapot mint hamis biztonságérzet

A legtöbb szolgáltató cég számára a „betelt” állapot megnyugtató visszajelzés. A naptár tele van, a helyek elfogytak, a rendszer jól működik.

Csakhogy a „betelt” nem ugyanaz, mint a tényleges kihasználtság.

A gyakorlatban gyakran történik ez:

• egy 20 fős eseményre 20 foglalás érkezik

• a rendszer beteltnek jelöli

• az esemény napján azonban 16–17 ember jelenik meg

A különbség több okból keletkezhet:

• utolsó pillanatos lemondás

• meg nem jelenés (no-show)

• várólista, amit senki nem kezel

• felszabaduló helyek, amelyekről már nem értesül senki

A rendszer ekkor papíron betelt, a valóságban viszont marad benne kihasználatlan kapacitás.

Ez az a pont, ahol a működésben elkezd szivárogni a pénz.

Hol válik a foglalási folyamat a leggyengébb láncszemmé

A legtöbb cég a foglalást önmagában tekinti folyamatnak.

Valaki jelentkezik → bekerül a naptárba → az esemény megtörténik.

A valóságban azonban ez egy több lépésből álló folyamatlánc, amelynek több pontján is törés keletkezhet:

1. Foglalás
   A hely lefoglalása.

2. Emlékeztetés
   Az ügyfél értesítése az esemény előtt.

3. Lemondás kezelése
   Ha valaki mégsem tud jönni.

4. Várólista
   Ha a kapacitás már betelt.

5. Kapacitás újratöltése
   Amikor egy felszabaduló helyet újra el lehetne adni.

Sok cégnél a folyamat valójában az első lépésnél véget ér. A foglalás bekerül a naptárba, és ezzel lezártnak tekintik a működést.

A többi lépés — amely valójában a kapacitás kihasználásáról szól — nem része a rendszernek.

Miért nem látszik ez a problémák között

A jelenség egyik oka, hogy a legtöbb rendszer a foglalásokat méri, nem a tényleges részvételt.

A dashboard így ezt mutatja:

• esemény: betelt

• foglalások száma: 20 / 20

A vezető számára ez sikernek tűnik.

A valóságban azonban a folyamat így néz ki:

foglalás → lemondás → no-show → üres hely

A különbség sokszor csak néhány százalék. Egyetlen eseménynél nem feltétlenül látványos.

Ha viszont egy cég hetente több eseményt, tréninget vagy időpontot kezel, akkor ez a kis különbség rendszerszintű veszteséggé válik.

A probléma azért is marad gyakran rejtve, mert a legtöbb riport a nominális kapacitást mutatja, nem a valós kihasználtságot.

Működési érettségi szintek a kapacitáskezelésben

Ha a foglalási folyamatot működési szempontból nézzük, általában három érettségi szint különíthető el.

1. Manuális működés

Ebben az esetben a foglalások kezelése több eszköz között oszlik meg:

• Excel

• e-mail

• telefon

• naptárbejegyzések

A lemondások és a felszabaduló helyek kezelése teljesen manuális.

2. Részben digitalizált működés

Sok cég már használ online foglalást.

Az ügyfelek maguk választanak időpontot vagy eseményt, a rendszer pedig betelt állapotot jelez.

A folyamat azonban itt is megszakad. A rendszer a foglalásig jut el, de nem kezeli a teljes életciklust.

A várólista, a felszabaduló helyek vagy az utolsó pillanatos lemondások kezelése továbbra is manuális.

3. Kapacitás-intelligens működés

Ebben a szakaszban a foglalás már nem egyetlen lépés, hanem egy zárt folyamat része.

A rendszer figyeli:

• a lemondásokat

• a felszabaduló helyeket

• a várólistát

• a valós kihasználtságot

Így a kapacitás nem csak papíron telik meg, hanem ténylegesen is kihasználódik.

A „betelt” események mögötti vakfolt

A legtöbb szolgáltató cégnél nem a foglalás megszerzése a szűk keresztmetszet, hanem a kapacitás valódi kihasználása.

Amikor egy esemény vagy időpont betelik, a legtöbb rendszer lezártnak tekinti a folyamatot. A működés szempontjából azonban a kérdés valójában ekkor kezdődik:

mi történik ezután?

A betelt állapot mögött sokszor egy olyan működési vakfolt rejtőzik, amelyet csak akkor lehet észrevenni, ha a foglalást nem egyetlen lépésként, hanem teljes folyamatként vizsgáljuk.

Erről a jelenségről részletesebben itt olvastam: mi történik egy betelt esemény után

Az ügyfelek megszerzése csak az első lépés

Egy vállalkozás fejlődésében sok energia megy arra, hogy több ügyfél érkezzen, hogy a szolgáltatások megteljenek, hogy a naptár tele legyen.

Ez természetes.

De amikor ez sikerül, a következő kérdés már nem az, hogyan szerezzünk több foglalást, hanem az, hogy hogyan használjuk ki valóban a meglévő kapacitást.

Sok cégnél a legnagyobb fejlődési lehetőség nem a marketingben vagy az értékesítésben van, hanem egy látszólag működő folyamat finomhangolásában.

The post Betelt az esemény — mégis pénzt hagy az asztalon? A rejtett kapacitásveszteség a szolgáltató cégeknél appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Folyamatszervező agyam sör hatására sem áll le. Kitaláltam, hogy a tálca sör mellé mindig veszek külön még egy dobozzal is. Ezt teszem csak a szalagra, a pénztáros lecsipogja, és megszorozza 49-cel.

Ma is így tettem, és döbbenten láttam, hogy a pénztáros apró köröket ír le a leolvasó előtt a külön odatett egy doboz sörrel. 49 kört. 49-szer becsipogta a gép, majd kidobott egy hosszú-hosszú-hosszú-hosszú blokkot. Döbbenten kérdeztem a pénztárostól: miért?

A pénztáros célja az volt, hogy nyerjen. Nem időt, hanem elismerést. Az áruházlánc menedzserei gyorsítani akarták a pénztárosok munkáját, és ezért kitalálták, hogy versenyt hirdetnek, melyik pénztáros tud egységnyi idő alatt több terméket lehúzni. Valószínűleg azért tették, hogy javítsanak a vevőkiszolgálás minőségén, és csökkentsék az ügyfelek várakozási idejét. Azonban a verseny váratlan következményekkel járt: több időbe telt 49-szer leolvasni ugyanazt a vonalkódot, mint egyszer leolvasni és megszorozni. Sőt, több papírt is elhasznált.

A „vigyázz, mit kívánsz” tanulsága az, hogy érdemes, azaz hosszú távon megéri megérteni a folyamatokat, a nagy képet, és benne az adott rész-folyamat helyét és szerepét. Megéri megérteni a különböző pozíciókban dolgozó emberek munkáját, kikérdezni a tapasztalataikat, meghallgatni a véleményüket. Ők ismerik a legjobban a saját területüket. A döntéshozók pedig ismerik – jó esetben – a nagy képet és a célt. Az első lépés persze az, hogy tudd, mit kívánsz. A következő lépés pedig az, hogy megtervezd, hogyan éred el.

Ennek a tervezésnek fontos része a folyamatok felmérése és megértése – hogy valóban javítsunk rajtuk.

The post Vigyázz mit kívánsz, mert megkapod! appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Nem egy ilyen van

A legtöbb cég ezen a ponton elvérzik: olyan nagy lesz a fluktuáció, hogy már nincs, aki ismerje a céget, a termékeket… még inkább mindennel a főnökhöz szaladgálnak… ördögi kör. A tulajdonos feladja, belefásul vagy belebetegszik.

Amikor már nagyon fáj

A kitartóbbak megoldást keresnek, így talált meg engem István is, Géza is.

Géza ezt írta:

Fejlődő cég folyamatát újra rögzítem, leírom. Káosz előtti utolsó utáni állapot. Felmondások, elbocsájtások és veszekedések. Ugyanakkor folyamatos forgalom növekedés és elégedett, visszatérő ügyfelek, kiváló marketing és termékek. A folyamatunk nincs rögzítve a folyamatos növekedés ellenére. ERP rendszerben és e-mailben/szóban kezeljük a folyamatokat, de nem tökéletes, mert nincs egy rögzített folyamat rendszer leírva. Nagyon sürgős a konzultáció, kizárólag néhány munkanapon belül, ha megoldható. Látom, hogy vagy eladom a céget, vagy a fülemre nő a telefon, vagy rendbeteszem a folyamatokat.

István ezzel keresett meg:

Szeretnénk egy az Ön által bemutatott rendszert felépíteni. Nálunk a folyamatok viszonylag jól szabályozottak, de szeretnénk szintet lépni ill. a belső hatékonyságot növelni, a párhuzamosságokat kigyomlálni.

Ők is növekedésben vannak.

Tünetek

Géza most vezette be a negyedik integrált vállalatirányítási szoftvert, Istvánék telefonon, emailben, fájlmegosztón szervezik a cég életét, még készletnyilvántartásuk sincs. Első ránézésre nagyon más a feladat, azonban a két fő probléma – a látszat ellenére – ugyanaz. A beszállítók – mindkét cég kereskedelemmel (is) foglalkozik – megbízhatóságát aláásta a járvány. Ez a külső változás mutatta meg a cég belső problémáját: a folyamatszervezés hiányát. Ha minden munkatárs pontosan tudja,

• mi a dolga,
• mik a prioritások,
• mely adatot hol talál,

akkor az új, nehéz helyzetben nem vitatkozással és adategyeztetéssel megy az idő és az energia.

Gézáéknak jó rendszerük van, csak le kell írni, melyik munkatárs mit csináljon, hova rögzítse az adatait, és hol találja meg a kollégái által rögzített adatokat, amik a munkáját segítik.
Istvánéknál mindenki elég jól tudja, mi a dolga, csak az adatoknak nincs egységes helye, így mindenki írja, ahova eszébe jut: papírra, Excel-be… és telefonálással töltik az idejüket, hogy mindezt elmondják egymásnak.

Gyógyír

Mindkét cégben le kell írni a folyamatokat – mind tevékenység (munkafolyamat), mind adatáramlás (rendszerfolyamat) szinten. És akkor a munkatársak ellenőrzése nem utólag történik, nem azért veszem elő a kollégát, mert elrontott valamit – ez frusztráció a munkatárs számára, kidobott idő a vezető számára –, hanem folyamatosan látom a rendszerben, beírt-e mindent a megfelelő helyre. Ha beírta, látom, hogy jól dolgozott, ha nem írta be, egyértelműen számonkérhetem, illetve segíthetem, hogy jobban csinálja.

Ön hol tart most?

Sokan várnak még egy kicsit, ilyen-olyan indokokkal, míg végképp bedől, amit az elmúlt években kemény és jó munkával felépítettek.

Ha Ön felismerte már, hogy mi (ki) a leggyengébb láncszem a cégében, ha már nem kifelé mutogat felelőst keresve a járványban, a beszállítókban, a munkatársakban, az x-edik vállalatirányítási rendszerben,

• akkor már sokkal közelebb van a megoldáshoz, mint sok cégvezető.

Ha elfogadta már, hogy ahhoz, hogy a cége szintet lépjen, a vezetőnek is szintet kell lépnie: a kézi vezérlés helyett nyitott arra, hogy rendszerben dolgozzon,

• akkor azon kevesek közé tartozik, akik a legnagyobb lépést már megtették.

Ha felkészült arra, hogy végigvigye az átalakítást,

• akkor tudok Önnek segíteni.

Mielőtt döntést hoz, olvassa el, hol, hogyan térül meg a folyamatszervezés!

The post A leggyengébb láncszem appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Kedves Juli,

A tárgy nem elírás, hanem a köszönetnyilvánítás és a folyamat-, adat- és tevékenység-nyilvántartás összetételéből fakad. 🙂

Internetes ügyfélszerzéssel (online marketinggel) foglalkozom. KKV-k életét változtatom meg, hogy a legjobb ügyfelek keressék fel őket. Ebből következik, hogy munkám során rengeteg online és nem online szoftverrel találkozom.

Ezek közül a szoftverek közül többet használok a saját üzletem nyilvántartására. Bár egyszemélyes cégben dolgozom, vannak stratégiai parnereim, akikkel egyeztetni kell a projektek státuszát, több 10 projekten dolgozom egyszerre, amiket újra követni kell tudni, amikor az ügyfelek egyszercsak belendülnek, illetve természetesen sok szálon futnak az ajánlatok is, amiket szintén fontos nem elfelejteni.

Használok

• hírlevélküldőt,
• céges levelező rendszert,
• időpontfoglaló-rendszert,
• e-commerce rendszert (webshop-ot),
• naptár-alkalmazást,
• számlázóprogramot,
• ügyfél-nyilvántartó rendszert (CRM-et),
• fájlkezelőt,
• műszaki támogató-rendszert (helpdesk-et) és
• projekttervezőt a napi munkámhoz.

Lehet mondani, hogy a zseni átlátja a káoszt, de egyrészt igazából nincs is káosz az ezekben a szoftverekben nyilvántartott adatokban. A probléma máshol található.

Bármennyire is lelkiismeretesen is használunk többféle szoftvert a vállalkozásunkban, gondosan ügyelve azok naprakészen tartására, előbb-utóbb beleütközünk két alapvető akadályba:

1) Egyre kevésbé tudjuk észben tartani, hogy melyik szoftverben melyik ügyfél-adatot kell frissíteni.

2) Egyre kevésbé tudjuk követni, hogy mikor (milyen esemény bekövetkeztekor) hol és mit kell átállítani a nyilvántartott adatokban, hogy majd a következő lépéskor tudjuk, mi következik.

Ideig-óráig az esetleges hibázást el lehet kerülni jó memóriával (pl. reggel a mellékhelységben még eszünkbe juthat, hogy ma ajánlatot kell adnunk ennek-és-ennek), de ez egyrészt igen fárasztó, másrészt nagyon stresszes. Inkább mindkettő.

Szeretném megköszönni Neked, Juli, hogy rávettél arra, hogy rajzoljuk le a folyamataimat egy A4-es papírra azért, hogy legalább átlássam, mennyire komplex, amit „üzletmenet” címén csinálok, és meglássam, hogy idővel ez szépen a fejemre fog borulni, maga alá temet úgy, hogy a saját szakterületemmel nem is lesz időm foglalkozni!

Már ez a fegyvertény, hogy lerajzoltál engem egy folyamatábrában, rengeteget segített! Simán előfordult már, hogy ahelyett, hogy emlékezetből csináltam volna a dolgom, visszanyúltam a folyamatábrához, és sorvezetőként használtam.

Az elmúlt 3 hétben letettem az ábrát a billenytűzetem fölé, majd pedig nap-mint-nap gondolkodtam rajta, hogyan tudnám egyszerűsíteni a működésemet: kevesebb időbe teljen összességében az adminisztráció és kevesebb pénzbe kerüljön a szoftverek összessége, amit használok mindehhez.

Ennek eredménye az lett, hogy mára már három színes krumplit rajzoltam az ábrába: zöld: ajánlati folyamat; piros: webshop-folyamat; kék: projektkövetési folyamat. Ezeket fogom a segítségeddel összevonni és megvalósítani, hogy sokkal egyszerűbb és hibamentesebb legyek!

Tudom, hogy nincs egyforma két vállalkozás és nincs varázsütésre univerzális megoldás mindenkinek, de az, ahogy megértetted a működésemet és terelgetsz afelé, hogy növekedés esetén is használható rendszereim legyenek – megfizethetetlen!

Hálásan köszönöm!

Attila, online marketing tanácsadás

Olvassa el ajándék tanulmányomat arról, hogyan érdemes szervezni, mik a tipikus hibák, és hogyan lehet őket javítani.

Miben segíthetek?

The post Köszönet­nyilvántartás appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Gyorsan találtunk megoldást a bosszankodás helyett: mivel minden nyilvántartásunk egy helyen, egymással összefüggésben volt, néhány mozdulattal listázni tudtuk, melyik vevőnk hány napra fizet (akár késik, akár hosszú határidővel kap számlát). Nekik „vastagabban fogott a ceruza”: nekik magasabb áron értékesítettünk mindent. Így elkerültük a konfliktusokat, mégis pénzünknél maradtunk. Jó szívvel üzleteltünk velük, mert tudtuk: a magasabb árral kifizetik a kamatot arra az időre, amíg a pénzünket használják.

Sokára tudtam csak meg én is, hogy ezt az adatelemzést így hívják:

kontrolling

A kontrolling szó annyira „multis”, hogy eszünkbe sem jut gondolkodni rajta. Pedig a legkisebb cégben is hasznos, és nem kell hozzá más, csak az, hogy az adataink átlátható struktúrában legyenek.

Rendszeresen átnéztem mini cégünk minden adatát több szempont szerint, így a megérzéseink helyett tények alapján hoztunk döntéseket:

• Kik a legjobb vevőink? (Nem azok, akiket a legjobban szeretünk!)
• Melyik beszállítóval dolgozzunk? Ez vagy több helyről vásároljunk? Ha több helyről, akkor milyen arányban?
• Milyen áron adjuk a termékeinket? (Nem a beszerzési ár + valamennyi százalék!)
• Melyik cikket, szolgáltatást, üzletágat fejlesszük, és hova ne fektessünk be pénzt?

Vannak vállalkozások, amelyek nagyon „jól néznek ki” kívülről: nő az árbevétel, minden csilli-villi – nem is értjük, hogyan mennek tönkre egyik napról a másikra. A magyarázat ismét a kontrolling: a cég nem az árbevételből él, hanem a profitból. Aki bármely pillanatban össze tudja vetni a bevételeit a kiadásaival, az nem a könyvelőjétől vagy az adóhatóságtól fog értesülni róla, hogy csődbe jutott, hanem folyamatosan kontrollálja, melyik bevétele mennyi költséggel jött létre. Aki nem elemzi az adatait, az gyakran elköveti a hibát, hogy egy nyereséges termék nyereségét egy veszteséges termék finanszírozására fordítja.

Aki viszont elemzi az adatait, az elemzések birtokában tud dönteni, hogy

• csökkenti a költségeit, vagy
• nagyobb mennyiségben termel kisebb fajlagos költséggel, vagy
• megszünteti a nem megtérülő tevékenységeit.

Hogyan?

Ajándék tanulmányomban több szempontot megmutatok, hogyan tud olyan rendszert kialakítani, amellyel tények, adatok alapján hozhat jó döntéseket.

The post Hogyan ne hitelezzünk multiknak? appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

A tudattalan emlékeinket erősen torzítják az érzelmeink, ezért akkor is érdemes adatokkal alátámasztott döntéseket hozni, amikor a világ lassabban változik. Olyan esetekben, amikor minden a feje tetejére áll, amikor rengeteg külső körülmény hirtelen nagyot változik – például most, a járvány idején –, különösen nagy előnyt jelent a múlt adatainak elemzése.

Világosan látszik, hogy ami tegnap bevált, működött, az ma hasznavehetetlen.

Hogyan segítenek akkor múltbéli dolgok?

Vannak vevőink, akikről nincsenek élénk emlékeink, mert nem kötődnek hozzájuk érzelmek. De ha megnézzük a számokat, kiderül, hogy sokan közülük nagyonis jó vevők – éppen azért, mert nincs velük probléma, mert gyorsan döntenek, mert kérdezősködés és győzködés nélkül vásárolnak tőlünk. Éppen ezek miatt nem emlékszünk rájuk élénken.

Vannak tevékenységeink, amelyek nem hoztak kimagasló bevételt, ezért nem is fordítottunk rájuk sok figyelmet. Az adatok elemzése során kiderülhet, hogy van közöttük olyan, ami gyorsan és/vagy jól megtérül, azaz kevés befektetésből hoz profitot. Vagy kiderülhet, hogy némi módosítással a járvány ideje alatt is piacképes.

Könnyű annak, aki évek óta rendszerezetten gyűjti az adatait.

De annak is van rengeteg adata, aki ezt nem tette meg: a számlák, az árajánlatok, az emailek feldolgozása sok – eddig ismeretlen – összefüggést világíthat meg. Ha más nincs is most, időnk van. A múlton keseregni nem érdemes, de tanulni belőle annál inkább. Értelmes munkát adhat munkatársainak azzal, ha olyan rendszerben rögzítik az elmúlt egy-másfél év fellelhető adatait, ahonnan aztán értékes információt tudunk kinyerni belőlük.

Ha van rendszerezett adata a múltról, az most segít dönteni, merre tovább.

Ha nincs, csináljon! Egy zsák számlából is sok minden kiderül, ha megkeressük és elemezzük az összefüggéseket.

Hova, hogyan és mit rögzítsen?

Mik a tipikus hibák, és hogyan lehet őket javítani? Olvassa el ajándék tanulmányomat arról, hogyan érdemes az adatait rögzíteni, rendszerezni.

The post Adatok a múltból. Merre tovább? appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

A gyógyszer is csak cikk,

amiből mindig kell készletnek lenni, mégsem adhatok a lassan 80 éves anyukámnak egy raktári szoftvert, hogy ott tartsa nyilván. De a tudást, a módszert átadhatom – át is adtam:

• Végy egy kockás papírt, rajzolj rá naptárat, egy nap egy négyzet, egy hét egy sor.
• Nézd meg a gyógyszereidet: melyikből hány szemet szedsz egy nap, most mennyi van, és ennek alapján mikor fogy el. Írd be a naptárlapra a gyógyszer nevét arra a napra, amikor az utolsót fogod bevenni.
• Kész is vagyunk: minden héten nézd meg, melyik fog elfogyni a következő két hétben, azokat írasd föl telefonon e-receptre, és már hozom is.

Az ember észre sem veszi, milyen gyakran leugrik a boltba – amíg meg nem tiltják neki, hogy megtegye. Nagyon nehéz egy hétre előre tervezni!

Szerencsére nem kell feltalálni az alapanyag-tervezést: már fel van találva, csak használni kell. Jelölj ki minden tartós cikkből minimum készletet: egy kiló cukor, két kiló liszt, egy flakon mosószer… Egyszer be kell ezeket vásárolni, és utána már könnyű: amikor megbontod az utolsó flakont, kilót, csomagot, akkor írd föl, hogy venni kell. Én évtizedek óta így vásárolok.

A boltban nem ötletszerűen, emlékezetből bolyongva szedem össze (mi is kell?), hanem a hűtőről letépett cetli, később telefonban megosztott lista alapján megyek végig, megveszek mindent, ami kell, és nem veszek olyat, ami fölösleges.

Anyu is átállt, minden héten beolvassa nekem a listáját, én megveszem, és mindig minden van.

Ha egy gyárat el lehet látni

– a világ minden tájáról különböző szállítási idővel érkező – alapanyagokkal, akkor egy háztartást is el lehet látni heti egy bevásárlással. Ha van készletgazdálkodás. Elég egy cetli is.

Ez fordítva is igaz; a kicsiből is el lehet indulni: ha egy háztartást is el lehet vezetni egy egyszerű készletgazdálkodással, akkor ugyanezt (persze nem cetlin, hanem legalább Excelben) meg lehet valósítani egy néhány fős cégben is.

Hogyan érdemes szervezni?

Mik a tipikus hibák, és hogyan lehet őket javítani? Olvassa el ajándék tanulmányomat arról, hogyan érdemes az adatait rögzíteni, rendszerezni.

Miben segíthetek?

The post Készletgazdálkodás idősebbeknek és haladóknak appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Ám lassan összecsapnak a feje fölött a hullámok, egyre több időbe telik mindent beírogatni, egyre kuszább az innen-onnan érkező adathalmaz. Egy-egy este, amikor hulla fáradtan hazaesik, nincs is ereje beírni, aztán másnap kérdezget: Hogyan is volt? Mi is ez?

Tavaly elhatározta, hogy átadja anyának az adatrögzítést. Anya otthon dolgozik, precíz, türelmes és sokkal kevesebbet rohangál, mint ő.

Néhány hónap eltelt, és apa ránéz az Excelre, mert döntést kell hoznia. Döbbenten látja, hogy az Excel üres. Hiába minden; elveszett az esti béke… és több hónap adatai.

– Túl bonyolult a táblázatod, nem ismerem ki benne magam.

– Miért nem kérdeztél?

– Elmagyaráztad, és én beírtam, és akkor minden összekavarodott, mindenféle #-ek jelentek meg…

– Miért nem szóltál?

– Szóltam, és akkor kijavítottad, de másnap megint ez történt, és nem akartam minden nap ingerültnek látni téged. Van elég dolgod-bajod nélkülem is.

Láttam apa Exceljét. Megkeresett, hogy segítsek neki. Nekem is eltart egy ideig, míg kiigazodom benne. Aztán átalakítom úgy, hogy az első lapon szépen sorban be lehet írni az adatokat, a második lapon pedig azonnal látszódnak az összefüggések színesen, ahogy apa megszokta. Kicsit talán még jobban is 😉

Az Excel adatrögzítés gyakori, és kezdetnek jó megoldás. Ha ügyesen csinálják.

Összegyűjtöttem néhány gyakori hibát, és javaslatokat, hogyan javíthatók. Olvassa el ajándék tanulmányomat arról, hogyan érdemes az adatait rögzíteni, rendszerezni.

The post Excel adatrögzítés – anya rögzít, apa kiabál appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Ám az egyik ember én vagyok. És valami viszketős érzésem volt, hogy nem látom a költségeket. A kimenő számlákat igen, mivel csak online számlázóprogramban készítjük őket, és ott mind egy helyen vannak.

– De a bejövő számlák papíron, emailben, online számlázóprogramban, több helyen – mondom én.

– Ne aggódj fölöslegesen, ott van mind a mappában, szépen átadásra a könyvelőnek – mondja ő.

– Azért összeírhatom őket egy Excelbe? – kérdem én.

– Írd, ha annyira akarod – mondja ő.

És összeírtam, és tényleg fölöslegesnek tűnt… amíg el nem jutottam a „fizetve” oszlopig. Persze, néhány héttel később a könyvelő is szólt, hogy nem egyeznek a számlák a bankszámlakivonattal. Mégis, menyire más az, hogy az Excel-ben azonnal láthatóvá vált, és már mondtuk is a választ: a PayPal elkeverte a bankkártyákat, és a magán kártyáról vonta le a céges kiadást!

Ha már adatrögzítéssel töltöttem az időmet, beillesztettem még egy oszlopot. Beleírtam számláról számlára, hogy melyik tevékenységünkhöz tartozó kiadás. Csak egyetlen plusz oszlop, amire összesíteni lehet, és máris látszik a bevétel/ráfordítás arányból a megtérülés. Ugye, milyen egyszerű? És szép neve is van: ez már kontrolling 😊.

Kontrolling Excelben. Kezdetnek jó.

Egészen kis módosítás is sokat jelenthet, a kontrolling Excelben is működik. Kérje el ajándék útmutatómat arról, mi minden „mehet félre”, hol érdemes elkezdeni, mi hozza a legtöbbet a leggyorsabban.

Miben segíthetek?

The post Kontrolling Excelben – van értelme? appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.