Két ember, bíznak egymásban, csinálnak egy céget. Mindketten szellemi munkát végeznek, nincs árumozgás, csak bevétel (kimenő számlák), és némi költség (bejövő számlák). Nem tűnik bonyolultnak. A könyvelőnek szépen feltöltik a számlákat és a bankszámlakivonatokat online, és nem foglalkoznak tovább az adminisztrációval.

Ám az egyik ember én vagyok. És valami viszketős érzésem volt, hogy nem látom a költségeket. A kimenő számlákat igen, mivel csak online számlázóprogramban készítjük őket, és ott mind egy helyen vannak.

– De a bejövő számlák papíron, emailben, online számlázóprogramban, több helyen – mondom én.

– Ne aggódj fölöslegesen, ott van mind a mappában, szépen átadásra a könyvelőnek – mondja ő.

– Azért összeírhatom őket egy Excelbe? – kérdem én.

– Írd, ha annyira akarod – mondja ő.

És összeírtam, és tényleg fölöslegesnek tűnt… amíg el nem jutottam a „fizetve” oszlopig. Persze, néhány héttel később a könyvelő is szólt, hogy nem egyeznek a számlák a bankszámlakivonattal. Mégis, menyire más az, hogy az Excel-ben azonnal láthatóvá vált, és már mondtuk is a választ: a PayPal elkeverte a bankkártyákat, és a magán kártyáról vonta le a céges kiadást!

Ha már adatrögzítéssel töltöttem az időmet, beillesztettem még egy oszlopot. Beleírtam számláról számlára, hogy melyik tevékenységünkhöz tartozó kiadás. Csak egyetlen plusz oszlop, amire összesíteni lehet, és máris látszik a bevétel/ráfordítás arányból a megtérülés. Ugye, milyen egyszerű? És szép neve is van: ez már kontrolling 😊.

Kontrolling Excelben. Kezdetnek jó.

Egészen kis módosítás is sokat jelenthet, a kontrolling Excelben is működik. Kérje el ajándék útmutatómat arról, mi minden „mehet félre”, hol érdemes elkezdeni, mi hozza a legtöbbet a leggyorsabban.

Miben segíthetek?