Kedves ügyfelemtől, Attilától kaptam a következő levelet, miután egy hónapig nézegette a folyamatábrát, amit rajzoltam neki.

Kedves Juli,

A tárgy nem elírás, hanem a köszönetnyilvánítás és a folyamat-, adat- és tevékenység-nyilvántartás összetételéből fakad. 🙂

Internetes ügyfélszerzéssel (online marketinggel) foglalkozom. KKV-k életét változtatom meg, hogy a legjobb ügyfelek keressék fel őket. Ebből következik, hogy munkám során rengeteg online és nem online szoftverrel találkozom.

Ezek közül a szoftverek közül többet használok a saját üzletem nyilvántartására. Bár egyszemélyes cégben dolgozom, vannak stratégiai parnereim, akikkel egyeztetni kell a projektek státuszát, több 10 projekten dolgozom egyszerre, amiket újra követni kell tudni, amikor az ügyfelek egyszercsak belendülnek, illetve természetesen sok szálon futnak az ajánlatok is, amiket szintén fontos nem elfelejteni.

Használok

• hírlevélküldőt,
• céges levelező rendszert,
• időpontfoglaló-rendszert,
• e-commerce rendszert (webshop-ot),
• naptár-alkalmazást,
• számlázóprogramot,
• ügyfél-nyilvántartó rendszert (CRM-et),
• fájlkezelőt,
• műszaki támogató-rendszert (helpdesk-et) és
• projekttervezőt a napi munkámhoz.

Lehet mondani, hogy a zseni átlátja a káoszt, de egyrészt igazából nincs is káosz az ezekben a szoftverekben nyilvántartott adatokban. A probléma máshol található.

Bármennyire is lelkiismeretesen is használunk többféle szoftvert a vállalkozásunkban, gondosan ügyelve azok naprakészen tartására, előbb-utóbb beleütközünk két alapvető akadályba:

1) Egyre kevésbé tudjuk észben tartani, hogy melyik szoftverben melyik ügyfél-adatot kell frissíteni.

2) Egyre kevésbé tudjuk követni, hogy mikor (milyen esemény bekövetkeztekor) hol és mit kell átállítani a nyilvántartott adatokban, hogy majd a következő lépéskor tudjuk, mi következik.

Ideig-óráig az esetleges hibázást el lehet kerülni jó memóriával (pl. reggel a mellékhelységben még eszünkbe juthat, hogy ma ajánlatot kell adnunk ennek-és-ennek), de ez egyrészt igen fárasztó, másrészt nagyon stresszes. Inkább mindkettő.

Szeretném megköszönni Neked, Juli, hogy rávettél arra, hogy rajzoljuk le a folyamataimat egy A4-es papírra azért, hogy legalább átlássam, mennyire komplex, amit „üzletmenet” címén csinálok, és meglássam, hogy idővel ez szépen a fejemre fog borulni, maga alá temet úgy, hogy a saját szakterületemmel nem is lesz időm foglalkozni!

Már ez a fegyvertény, hogy lerajzoltál engem egy folyamatábrában, rengeteget segített! Simán előfordult már, hogy ahelyett, hogy emlékezetből csináltam volna a dolgom, visszanyúltam a folyamatábrához, és sorvezetőként használtam.

Az elmúlt 3 hétben letettem az ábrát a billenytűzetem fölé, majd pedig nap-mint-nap gondolkodtam rajta, hogyan tudnám egyszerűsíteni a működésemet: kevesebb időbe teljen összességében az adminisztráció és kevesebb pénzbe kerüljön a szoftverek összessége, amit használok mindehhez.

Ennek eredménye az lett, hogy mára már három színes krumplit rajzoltam az ábrába: zöld: ajánlati folyamat; piros: webshop-folyamat; kék: projektkövetési folyamat. Ezeket fogom a segítségeddel összevonni és megvalósítani, hogy sokkal egyszerűbb és hibamentesebb legyek!

Tudom, hogy nincs egyforma két vállalkozás és nincs varázsütésre univerzális megoldás mindenkinek, de az, ahogy megértetted a működésemet és terelgetsz afelé, hogy növekedés esetén is használható rendszereim legyenek – megfizethetetlen!

Hálásan köszönöm!

Attila, online marketing tanácsadás

Olvassa el ajándék tanulmányomat arról, hogyan érdemes szervezni, mik a tipikus hibák, és hogyan lehet őket javítani.

Miben segíthetek?