Abszurd, de létező gyakorlat volt, hogy mikrovállalkozások hiteleztek 60-90 napos fizetési határidővel akár multinacionális giga vállalatoknak is. Sokan bosszankodtunk – főleg nagy céges – vevőinken, akik rendszeresen késve fizettek, vagy nagyon hosszú fizetési határidővel fogadtak csak be számlát.

Gyorsan találtunk megoldást a bosszankodás helyett: mivel minden nyilvántartásunk egy helyen, egymással összefüggésben volt, néhány mozdulattal listázni tudtuk, melyik vevőnk hány napra fizet (akár késik, akár hosszú határidővel kap számlát). Nekik „vastagabban fogott a ceruza”: nekik magasabb áron értékesítettünk mindent. Így elkerültük a konfliktusokat, mégis pénzünknél maradtunk. Jó szívvel üzleteltünk velük, mert tudtuk: a magasabb árral kifizetik a kamatot arra az időre, amíg a pénzünket használják.

Sokára tudtam csak meg én is, hogy ezt az adatelemzést így hívják:

kontrolling

A kontrolling szó annyira „multis”, hogy eszünkbe sem jut gondolkodni rajta. Pedig a legkisebb cégben is hasznos, és nem kell hozzá más, csak az, hogy az adataink átlátható struktúrában legyenek.

Rendszeresen átnéztem mini cégünk minden adatát több szempont szerint, így a megérzéseink helyett tények alapján hoztunk döntéseket:

• Kik a legjobb vevőink? (Nem azok, akiket a legjobban szeretünk!)
• Melyik beszállítóval dolgozzunk? Ez vagy több helyről vásároljunk? Ha több helyről, akkor milyen arányban?
• Milyen áron adjuk a termékeinket? (Nem a beszerzési ár + valamennyi százalék!)
• Melyik cikket, szolgáltatást, üzletágat fejlesszük, és hova ne fektessünk be pénzt?

Vannak vállalkozások, amelyek nagyon „jól néznek ki” kívülről: nő az árbevétel, minden csilli-villi – nem is értjük, hogyan mennek tönkre egyik napról a másikra. A magyarázat ismét a kontrolling: a cég nem az árbevételből él, hanem a profitból. Aki bármely pillanatban össze tudja vetni a bevételeit a kiadásaival, az nem a könyvelőjétől vagy az adóhatóságtól fog értesülni róla, hogy csődbe jutott, hanem folyamatosan kontrollálja, melyik bevétele mennyi költséggel jött létre. Aki nem elemzi az adatait, az gyakran elköveti a hibát, hogy egy nyereséges termék nyereségét egy veszteséges termék finanszírozására fordítja.

Aki viszont elemzi az adatait, az elemzések birtokában tud dönteni, hogy

• csökkenti a költségeit, vagy
• nagyobb mennyiségben termel kisebb fajlagos költséggel, vagy
• megszünteti a nem megtérülő tevékenységeit.

Hogyan?

Ajándék tanulmányomban több szempontot megmutatok, hogyan tud olyan rendszert kialakítani, amellyel tények, adatok alapján hozhat jó döntéseket.