Mindkét program a Microsoft Office programcsomag része. Van átfedés a két program funkciói között, ezért gyakran előfordul, hogy Excel-ben adatbázis funkciók megvalósításával próbálkoznak, de láttam már Excel szövegszerkesztő alkalmazását is. Az alábbiakban bemutatom, melyik program mire készült, megmutatom az átfedéseket, és a különbségeket is.

Excel

Az Excel táblázatkezelő program: a táblázatok sorokból és oszlopokból állnak, a cellákba bármit beírhatunk. A cellákat akár egyenként formázhatjuk, tehát bármelyik cellába bármilyen típusú adat kerülhet (szöveg, szám, dátum), és egyenként meghatározhatjuk a cellák színét, a betűtípust, stb. Ez óriási szabadságot ad a felhasználónak, ugyanakkor óriási hibalehetőséget is rejt: ha egy Excel táblázat adatait sorba akarjuk rendezni, csak a kijelölt cellákat rendezi, így könnyen előfordulhat, hogy a nevekhez tartozó címek mondjuk összekeverednek.

Az Excel tartalmaz számos grafikus lehetőséget is, például készíthetünk vele adott számhalmazból különféle grafikonokat, kedvünkre kiszínezhetjük táblázatainkat, kiemelhetünk egyes cellákat, sőt, akár adott értékhez hozzárendelhetünk meghatározott formátumot (pl. minden cella, amelyben a kifejezés hamis, legyen piros, ahol igaz, ott legyen zöld). Ennek a szabadságnak azonban elég sok kézi munka az ára: minden cellát vagy cellacsoportot külön formáznunk kell.

Egy Excel fájl tartalmazhat több lapot is, ezek között logikai kapcsolatokat tudunk létesíteni. Kevesek által ismert lehetőség, hogy több Excel fájlt össze tudunk kapcsolni úgy, hogy egyik a másik adatait felhasználja a hivatkozásaiban. Vannak, akik ezeket a kapcsolt lapokat, illetve fájlokat adatbázisként használják – ennek több hátránya is van, egy szóban összefoglalva: az Excel nem erre készült.

Használjuk az Excelt arra, amire való: írjunk bele változatos, de kevés adatot, és keressük az összefüggéseket eme adatok között függvényekkel, grafikonokkal, színekkel! Nagy mennyiségű adat kezelésére pedig használjunk Access-t, vagy más adatbáziskezelőt!

Access

Az Access a Microsoft Office programcsomag adatbáziskezelő programja. Adatbázisban tárolhatunk és kezelhetünk nagy mennyiségű, azonos szerkezetű adatot (pl. ügyféllistát).

Egy adatbázis több táblát tartalmaz, nagy ügyviteli rendszerek (ezek is adatbázisok!) nagyon sok táblát. A táblák között összefüggéseket határozunk meg. Például egy tábla tartalmazza az ügyfeleink adatait, egy másik táblában a megrendeléseket tartjuk nyilván. A megrendelésekhez csak az ügyfél-azonosítót rendeljük hozzá, a szállítási címet csak egyszer írjuk fel, az ügyfél táblába, mégis bármikor megtudhatjuk, hova szállítsunk egy adott megrendelést, hiszen a két tábla kapcsolódik egymáshoz.

Az egymással összefüggő táblák adatait különféle szempontok alapján rendezhetjük, szűrhetjük, csoportosíthatjuk, és ezeket a szempontokat elmentve egy gombnyomással elérhetők az adatok a kívánt formában.

Az eddig leírtak általában minden adatbázisra igazak; az Access felhasználóbarát felületet nyújt az adatbázis elkészítéséhez, az adatok beviteléhez, feldolgozásához, ezzel lehetővé teszi az egyedi adatszerkezetet. A beépített programozással megteremthetjük az egyszerű, hibamentes, automatizált munkavégzés feltételeit végfelhasználók számára. Ők már használják.

Miben segíthetek?