A gyógyszer is csak cikk,

amiből mindig kell készletnek lenni, mégsem adhatok a lassan 80 éves anyukámnak egy raktári szoftvert, hogy ott tartsa nyilván. De a tudást, a módszert átadhatom – át is adtam:

• Végy egy kockás papírt, rajzolj rá naptárat, egy nap egy négyzet, egy hét egy sor.
• Nézd meg a gyógyszereidet: melyikből hány szemet szedsz egy nap, most mennyi van, és ennek alapján mikor fogy el. Írd be a naptárlapra a gyógyszer nevét arra a napra, amikor az utolsót fogod bevenni.
• Kész is vagyunk: minden héten nézd meg, melyik fog elfogyni a következő két hétben, azokat írasd föl telefonon e-receptre, és már hozom is.

Az ember észre sem veszi, milyen gyakran leugrik a boltba – amíg meg nem tiltják neki, hogy megtegye. Nagyon nehéz egy hétre előre tervezni!

Szerencsére nem kell feltalálni az alapanyag-tervezést: már fel van találva, csak használni kell. Jelölj ki minden tartós cikkből minimum készletet: egy kiló cukor, két kiló liszt, egy flakon mosószer… Egyszer be kell ezeket vásárolni, és utána már könnyű: amikor megbontod az utolsó flakont, kilót, csomagot, akkor írd föl, hogy venni kell. Én évtizedek óta így vásárolok.

A boltban nem ötletszerűen, emlékezetből bolyongva szedem össze (mi is kell?), hanem a hűtőről letépett cetli, később telefonban megosztott lista alapján megyek végig, megveszek mindent, ami kell, és nem veszek olyat, ami fölösleges.

Anyu is átállt, minden héten beolvassa nekem a listáját, én megveszem, és mindig minden van.

Ha egy gyárat el lehet látni

– a világ minden tájáról különböző szállítási idővel érkező – alapanyagokkal, akkor egy háztartást is el lehet látni heti egy bevásárlással. Ha van készletgazdálkodás. Elég egy cetli is.

Ez fordítva is igaz; a kicsiből is el lehet indulni: ha egy háztartást is el lehet vezetni egy egyszerű készletgazdálkodással, akkor ugyanezt (persze nem cetlin, hanem legalább Excelben) meg lehet valósítani egy néhány fős cégben is.

Hogyan érdemes szervezni?

Mik a tipikus hibák, és hogyan lehet őket javítani? Olvassa el ajándék tanulmányomat arról, hogyan érdemes az adatait rögzíteni, rendszerezni.

Miben segíthetek?

The post Készletgazdálkodás idősebbeknek és haladóknak appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Ám lassan összecsapnak a feje fölött a hullámok, egyre több időbe telik mindent beírogatni, egyre kuszább az innen-onnan érkező adathalmaz. Egy-egy este, amikor hulla fáradtan hazaesik, nincs is ereje beírni, aztán másnap kérdezget: Hogyan is volt? Mi is ez?

Tavaly elhatározta, hogy átadja anyának az adatrögzítést. Anya otthon dolgozik, precíz, türelmes és sokkal kevesebbet rohangál, mint ő.

Néhány hónap eltelt, és apa ránéz az Excelre, mert döntést kell hoznia. Döbbenten látja, hogy az Excel üres. Hiába minden; elveszett az esti béke… és több hónap adatai.

– Túl bonyolult a táblázatod, nem ismerem ki benne magam.

– Miért nem kérdeztél?

– Elmagyaráztad, és én beírtam, és akkor minden összekavarodott, mindenféle #-ek jelentek meg…

– Miért nem szóltál?

– Szóltam, és akkor kijavítottad, de másnap megint ez történt, és nem akartam minden nap ingerültnek látni téged. Van elég dolgod-bajod nélkülem is.

Láttam apa Exceljét. Megkeresett, hogy segítsek neki. Nekem is eltart egy ideig, míg kiigazodom benne. Aztán átalakítom úgy, hogy az első lapon szépen sorban be lehet írni az adatokat, a második lapon pedig azonnal látszódnak az összefüggések színesen, ahogy apa megszokta. Kicsit talán még jobban is 😉

Az Excel adatrögzítés gyakori, és kezdetnek jó megoldás. Ha ügyesen csinálják.

Összegyűjtöttem néhány gyakori hibát, és javaslatokat, hogyan javíthatók. Olvassa el ajándék tanulmányomat arról, hogyan érdemes az adatait rögzíteni, rendszerezni.

The post Excel adatrögzítés – anya rögzít, apa kiabál appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Ám az egyik ember én vagyok. És valami viszketős érzésem volt, hogy nem látom a költségeket. A kimenő számlákat igen, mivel csak online számlázóprogramban készítjük őket, és ott mind egy helyen vannak.

– De a bejövő számlák papíron, emailben, online számlázóprogramban, több helyen – mondom én.

– Ne aggódj fölöslegesen, ott van mind a mappában, szépen átadásra a könyvelőnek – mondja ő.

– Azért összeírhatom őket egy Excelbe? – kérdem én.

– Írd, ha annyira akarod – mondja ő.

És összeírtam, és tényleg fölöslegesnek tűnt… amíg el nem jutottam a „fizetve” oszlopig. Persze, néhány héttel később a könyvelő is szólt, hogy nem egyeznek a számlák a bankszámlakivonattal. Mégis, menyire más az, hogy az Excel-ben azonnal láthatóvá vált, és már mondtuk is a választ: a PayPal elkeverte a bankkártyákat, és a magán kártyáról vonta le a céges kiadást!

Ha már adatrögzítéssel töltöttem az időmet, beillesztettem még egy oszlopot. Beleírtam számláról számlára, hogy melyik tevékenységünkhöz tartozó kiadás. Csak egyetlen plusz oszlop, amire összesíteni lehet, és máris látszik a bevétel/ráfordítás arányból a megtérülés. Ugye, milyen egyszerű? És szép neve is van: ez már kontrolling 😊.

Kontrolling Excelben. Kezdetnek jó.

Egészen kis módosítás is sokat jelenthet, a kontrolling Excelben is működik. Kérje el ajándék útmutatómat arról, mi minden „mehet félre”, hol érdemes elkezdeni, mi hozza a legtöbbet a leggyorsabban.

Miben segíthetek?

The post Kontrolling Excelben – van értelme? appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Excel

Az Excel táblázatkezelő program: a táblázatok sorokból és oszlopokból állnak, a cellákba bármit beírhatunk. A cellákat akár egyenként formázhatjuk, tehát bármelyik cellába bármilyen típusú adat kerülhet (szöveg, szám, dátum), és egyenként meghatározhatjuk a cellák színét, a betűtípust, stb. Ez óriási szabadságot ad a felhasználónak, ugyanakkor óriási hibalehetőséget is rejt: ha egy Excel táblázat adatait sorba akarjuk rendezni, csak a kijelölt cellákat rendezi, így könnyen előfordulhat, hogy a nevekhez tartozó címek mondjuk összekeverednek.

Az Excel tartalmaz számos grafikus lehetőséget is, például készíthetünk vele adott számhalmazból különféle grafikonokat, kedvünkre kiszínezhetjük táblázatainkat, kiemelhetünk egyes cellákat, sőt, akár adott értékhez hozzárendelhetünk meghatározott formátumot (pl. minden cella, amelyben a kifejezés hamis, legyen piros, ahol igaz, ott legyen zöld). Ennek a szabadságnak azonban elég sok kézi munka az ára: minden cellát vagy cellacsoportot külön formáznunk kell.

Egy Excel fájl tartalmazhat több lapot is, ezek között logikai kapcsolatokat tudunk létesíteni. Kevesek által ismert lehetőség, hogy több Excel fájlt össze tudunk kapcsolni úgy, hogy egyik a másik adatait felhasználja a hivatkozásaiban. Vannak, akik ezeket a kapcsolt lapokat, illetve fájlokat adatbázisként használják – ennek több hátránya is van, egy szóban összefoglalva: az Excel nem erre készült.

Használjuk az Excelt arra, amire való: írjunk bele változatos, de kevés adatot, és keressük az összefüggéseket eme adatok között függvényekkel, grafikonokkal, színekkel! Nagy mennyiségű adat kezelésére pedig használjunk Access-t, vagy más adatbáziskezelőt!

Access

Az Access a Microsoft Office programcsomag adatbáziskezelő programja. Adatbázisban tárolhatunk és kezelhetünk nagy mennyiségű, azonos szerkezetű adatot (pl. ügyféllistát).

Egy adatbázis több táblát tartalmaz, nagy ügyviteli rendszerek (ezek is adatbázisok!) nagyon sok táblát. A táblák között összefüggéseket határozunk meg. Például egy tábla tartalmazza az ügyfeleink adatait, egy másik táblában a megrendeléseket tartjuk nyilván. A megrendelésekhez csak az ügyfél-azonosítót rendeljük hozzá, a szállítási címet csak egyszer írjuk fel, az ügyfél táblába, mégis bármikor megtudhatjuk, hova szállítsunk egy adott megrendelést, hiszen a két tábla kapcsolódik egymáshoz.

Az egymással összefüggő táblák adatait különféle szempontok alapján rendezhetjük, szűrhetjük, csoportosíthatjuk, és ezeket a szempontokat elmentve egy gombnyomással elérhetők az adatok a kívánt formában.

Az eddig leírtak általában minden adatbázisra igazak; az Access felhasználóbarát felületet nyújt az adatbázis elkészítéséhez, az adatok beviteléhez, feldolgozásához, ezzel lehetővé teszi az egyedi adatszerkezetet. A beépített programozással megteremthetjük az egyszerű, hibamentes, automatizált munkavégzés feltételeit végfelhasználók számára. Ők már használják.

Miben segíthetek?

The post Mire jó az Excel, mire az adatbázis? appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.