A tudattalan emlékeinket erősen torzítják az érzelmeink, ezért akkor is érdemes adatokkal alátámasztott döntéseket hozni, amikor a világ lassabban változik. Olyan esetekben, amikor minden a feje tetejére áll, amikor rengeteg külső körülmény hirtelen nagyot változik – például most, a járvány idején –, különösen nagy előnyt jelent a múlt adatainak elemzése.

Világosan látszik, hogy ami tegnap bevált, működött, az ma hasznavehetetlen.

Hogyan segítenek akkor múltbéli dolgok?

Vannak vevőink, akikről nincsenek élénk emlékeink, mert nem kötődnek hozzájuk érzelmek. De ha megnézzük a számokat, kiderül, hogy sokan közülük nagyonis jó vevők – éppen azért, mert nincs velük probléma, mert gyorsan döntenek, mert kérdezősködés és győzködés nélkül vásárolnak tőlünk. Éppen ezek miatt nem emlékszünk rájuk élénken.

Vannak tevékenységeink, amelyek nem hoztak kimagasló bevételt, ezért nem is fordítottunk rájuk sok figyelmet. Az adatok elemzése során kiderülhet, hogy van közöttük olyan, ami gyorsan és/vagy jól megtérül, azaz kevés befektetésből hoz profitot. Vagy kiderülhet, hogy némi módosítással a járvány ideje alatt is piacképes.

Könnyű annak, aki évek óta rendszerezetten gyűjti az adatait.

De annak is van rengeteg adata, aki ezt nem tette meg: a számlák, az árajánlatok, az emailek feldolgozása sok – eddig ismeretlen – összefüggést világíthat meg. Ha más nincs is most, időnk van. A múlton keseregni nem érdemes, de tanulni belőle annál inkább. Értelmes munkát adhat munkatársainak azzal, ha olyan rendszerben rögzítik az elmúlt egy-másfél év fellelhető adatait, ahonnan aztán értékes információt tudunk kinyerni belőlük.

Ha van rendszerezett adata a múltról, az most segít dönteni, merre tovább.

Ha nincs, csináljon! Egy zsák számlából is sok minden kiderül, ha megkeressük és elemezzük az összefüggéseket.

Hova, hogyan és mit rögzítsen?

Mik a tipikus hibák, és hogyan lehet őket javítani? Olvassa el ajándék tanulmányomat arról, hogyan érdemes az adatait rögzíteni, rendszerezni.

The post Adatok a múltból. Merre tovább? appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Ha a válaszra – partnernyilvántartás híján – 17 másodpercnél többet kell várnia, akkor Ön eszeveszett sok pénzt veszít!

• mert Ön előbb-utóbb nem fog vele foglalkozni, ha csak nyűg és procedúra, ha nem két gombnyomás az egész
• ezért a konkurenciája be fog előzni
• hiszen a konkurencia 17 másodperc alatt kideríti, melyik vevője vásárolt a legnagyobb értékben az elmúlt fél évben
• így aztán ő tud egyedi kampányokat indítani a vevőinek!

Biztosan Ön is egyetért velem abban, hogy egy vevőt sokkal könnyebb megtartani, mint megszerezni…

…partnernyilvántartás segítségével.

A megtérülés kulcsa, hogy az igazi pénzt a vissszatérő vevő hozza.

The post Mire jó a partnernyilvántartás? appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Minden megvásárolt árut el is adunk

Ön ismer olyan céget, amely nagy értékű termékekből jelentős forgalmat bonyolít, és az aktuális készletről a raktár napi jelentéséből tájékozódik? Mi ezzel a gond? A kontroll hiánya! Nézzük át, milyen előnyei vannak a saját nyilvántartásnak!

Az áru beérkezik a raktárba. Ott emberek kezelik, mozgatják, nyilvántartják… Ön pontosan tudja, mi történik a raktárban? Van olyan ember, akiben tökéletesen megbízik, ugye? És ez az ember az Ön raktárosa? Nagyobb raktár esetén minden raktáros? Igen! Az első pénzkupac, amire rátalálhat egy leltárnyilvántartás segítségével, az az eltűnt áruk értéke.

Gondolja el, mennyire egyszerű: a megvásárolt termékről számlát kap. Ezen látszik, mit és mennyit vett. Az eladott termékről számlát állít ki, ezen feltünteti, mit és mennyit adott el. A különbségnek kell lennie a raktárban. Többlet munkát csak vásárláskor jelent a nyilvántartás, mert az adatokat be kell vinni a rendszerbe. Eladáskor – ugye, a kézi számlák kora lejárt – gépbe viszi az adatokat. Innen csak egy lépés, hogy a számlázó program kapcsolódik a leltárnyilvántartóhoz, és bármely időpontban egy gombnyomással látszik, melyik termékből mennyinek kell lennie a raktárban. Hogyan? Nézzen meg egy példát!

Mindig mindenből van elég, mégsincs csurig a raktár

Ismer Ön olyan cégvezetőt, aki naponta, vagy akár naponta többször „elszalad” a beszállítójához áruért? Csak közelítőleg tudja megbecsülni, miből mennyi fogy, és csak ránézésre becsüli meg, miből mennyi van. Ön ismer olyan céget, ahol gyakran hivatkoznak arra, hogy „éppen nincs raktáron”?

Aki nyilvántartja készleteit, mindig pontosan tudja, miből mennyi van. Tud tervezni, látja a vásárlási tendenciákat. Nagyobb készletek esetén érdemes beállítani egy mennyiséget, amit elérve automatikusan megrendelő készül a beszállítónak.

Írja össze néhány napig, mennyi időt töltött a készlet ellenőrzésével, megrendelések intézésével! Ugye el tudná tölteni hasznosabban ezt az időt?

Nincsenek kényelmetlen kérdések

Egy ellenőrzés alkalmával számot kell tudni adni arról, hol szereztük be az eladott termékeket. Egy-két termék esetében még csak-csak emlékszik az ember, de van egy határa a memóriának. Mondjuk, még fejben tudja tartani, hiszen jól ismeri a termékeit és a beszállítóit. De vajon érdemes-e? Van-e olyan dolog, amire szívesebben használná a fejét?

Ha a vásárlásait és az eladásait számítógében tartja nyilván, felszabadul a memóriája, szabadon gondolkodhat fejlesztésről, stratégiákról… ráadásul az adatok mindig rendelkezésére állnak, akár a kollégáinak is. Mindig pontosan, gyorsan kereshetően. Nézzen meg egy példát!

Kérdezhet bármit az ellenőr, akinek van leltárnyilvántartás a birtokában, mosolyogva és gyorsan fog válaszolni bármilyen kérdésére.

Miben segíthetek?

The post Mire jó a leltárnyilvántartás? appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Műszaki anyag kereskedelmi cég

már saját egyedi rendszerében tudja nyomonkövetni partnereinek adatait, a vásárolt és az eladott termékek jellemzőit. Néhány kérdés, amire választ kap ebből az adatbázisból:

• Partnercégek címe, telefonszáma, bankszámlaszáma, adószáma egy helyen, kereshetően
• Adott cégben ki az illetékes, mi a beosztása
• Mi van éppen készleten
• Kinek mikor mit mennyiért adott el
• Kitől mikor mit mennyiért vett
• Melyik üzletkötő mennyit teljesített – havi és éves bontásban
• Melyik vevő milyen összegben rendelt adott hónapban, évben
• Mekkora az átlagos megrendelése adott cégnek
• Melyik cég mennyit késett a fizetéssel – megrendelésenként illetve átlagosan (partnerminősítés)
• Kiknek tartozik, mikor járnak le ezek a tartozások (adósságnyilvántartás)
• Kik tartoznak neki, mikor jár le a tartozásuk (követelés-nyilvántartás)
• Hogyan tud cége gyorsan és hatékonyan reagálni a piac változásaira

Multinacionális cég export csoportja

a meglévő SAP rendszer kiegészítéseként már egyedi Access adatbázis rendszerben tartja rendben a kiszállítandó és kiszállított termékeket, az egyes szállítmányok aktuális állapotát, sőt még a konténerek hajóra rakását is. Az export csoporton kívül ez a program segíti a diszpécserek munkáját is, együttműködve az internetes rendszerrel. Fő funkciói:

• Export szállítmányok minden adata egy helyen kezelhető: a rakodás és indulás
  időpontjai, valamint a terméklista
• Export kocsik rakományának tervezése
• Autórendelés automatizálása
• Elindított, illetve tervbe vett szállítmányok riportolása
• Adatimport, -export szállítmányozó adatbázisából, -ba: automatizált kapcsolat az internetes nyilvántartással
• Havi riportok automatikus készítése
• Hibák okainak felderítése riportok segítségével – állásidő csökkentése
• A diszpécserek számára készített kis program – az import autókra is vonatkozóan – lehetővé tette a szállítmányozók időpontfoglalását, figyelembe véve a különböző típusú kamionok rakodási idejét (booking).

Sportversenyekhez

Eredményszámoló programot írtam, amit a Gödöllői Agility Csapat által rendezett versenyeken élesben is használtunk. Az internetes nevezések közvetlenül bemásolhatók az adatbázisba, nyilvántartható a nevezési díjak befizetése egyénileg és csapatonként is, majd a versenyen a futamok közben beírt hibaszámok és idők alapján azonnal nyomtatható az eredménylista, amint az utolsó induló elhagyta a pályát.
A Jászberényi mentőkutyások által szervezett nemzetközi versenyhez online nevezési lapot készítettem, ebből az versenyzők adatai azonnal felhasználhatók. A verseny folyamán a részeredményeket azonnal rögzítve, a verseny végén szinte azonnal látható volt az eredmény. Az oklevelek nyomtatásához is ezeket az adatokat használtuk, így egy versenyző adatait csak egyetlen egyszer rögzítettük az egész verseny során – a nevezéskor ő maga írta be.

Miben segíthetek?

The post Példák Access adatbázis felhasználására appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Excel

Az Excel táblázatkezelő program: a táblázatok sorokból és oszlopokból állnak, a cellákba bármit beírhatunk. A cellákat akár egyenként formázhatjuk, tehát bármelyik cellába bármilyen típusú adat kerülhet (szöveg, szám, dátum), és egyenként meghatározhatjuk a cellák színét, a betűtípust, stb. Ez óriási szabadságot ad a felhasználónak, ugyanakkor óriási hibalehetőséget is rejt: ha egy Excel táblázat adatait sorba akarjuk rendezni, csak a kijelölt cellákat rendezi, így könnyen előfordulhat, hogy a nevekhez tartozó címek mondjuk összekeverednek.

Az Excel tartalmaz számos grafikus lehetőséget is, például készíthetünk vele adott számhalmazból különféle grafikonokat, kedvünkre kiszínezhetjük táblázatainkat, kiemelhetünk egyes cellákat, sőt, akár adott értékhez hozzárendelhetünk meghatározott formátumot (pl. minden cella, amelyben a kifejezés hamis, legyen piros, ahol igaz, ott legyen zöld). Ennek a szabadságnak azonban elég sok kézi munka az ára: minden cellát vagy cellacsoportot külön formáznunk kell.

Egy Excel fájl tartalmazhat több lapot is, ezek között logikai kapcsolatokat tudunk létesíteni. Kevesek által ismert lehetőség, hogy több Excel fájlt össze tudunk kapcsolni úgy, hogy egyik a másik adatait felhasználja a hivatkozásaiban. Vannak, akik ezeket a kapcsolt lapokat, illetve fájlokat adatbázisként használják – ennek több hátránya is van, egy szóban összefoglalva: az Excel nem erre készült.

Használjuk az Excelt arra, amire való: írjunk bele változatos, de kevés adatot, és keressük az összefüggéseket eme adatok között függvényekkel, grafikonokkal, színekkel! Nagy mennyiségű adat kezelésére pedig használjunk Access-t, vagy más adatbáziskezelőt!

Access

Az Access a Microsoft Office programcsomag adatbáziskezelő programja. Adatbázisban tárolhatunk és kezelhetünk nagy mennyiségű, azonos szerkezetű adatot (pl. ügyféllistát).

Egy adatbázis több táblát tartalmaz, nagy ügyviteli rendszerek (ezek is adatbázisok!) nagyon sok táblát. A táblák között összefüggéseket határozunk meg. Például egy tábla tartalmazza az ügyfeleink adatait, egy másik táblában a megrendeléseket tartjuk nyilván. A megrendelésekhez csak az ügyfél-azonosítót rendeljük hozzá, a szállítási címet csak egyszer írjuk fel, az ügyfél táblába, mégis bármikor megtudhatjuk, hova szállítsunk egy adott megrendelést, hiszen a két tábla kapcsolódik egymáshoz.

Az egymással összefüggő táblák adatait különféle szempontok alapján rendezhetjük, szűrhetjük, csoportosíthatjuk, és ezeket a szempontokat elmentve egy gombnyomással elérhetők az adatok a kívánt formában.

Az eddig leírtak általában minden adatbázisra igazak; az Access felhasználóbarát felületet nyújt az adatbázis elkészítéséhez, az adatok beviteléhez, feldolgozásához, ezzel lehetővé teszi az egyedi adatszerkezetet. A beépített programozással megteremthetjük az egyszerű, hibamentes, automatizált munkavégzés feltételeit végfelhasználók számára. Ők már használják.

Miben segíthetek?

The post Mire jó az Excel, mire az adatbázis? appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.