Gyorsan találtunk megoldást a bosszankodás helyett: mivel minden nyilvántartásunk egy helyen, egymással összefüggésben volt, néhány mozdulattal listázni tudtuk, melyik vevőnk hány napra fizet (akár késik, akár hosszú határidővel kap számlát). Nekik „vastagabban fogott a ceruza”: nekik magasabb áron értékesítettünk mindent. Így elkerültük a konfliktusokat, mégis pénzünknél maradtunk. Jó szívvel üzleteltünk velük, mert tudtuk: a magasabb árral kifizetik a kamatot arra az időre, amíg a pénzünket használják.

Sokára tudtam csak meg én is, hogy ezt az adatelemzést így hívják:

kontrolling

A kontrolling szó annyira „multis”, hogy eszünkbe sem jut gondolkodni rajta. Pedig a legkisebb cégben is hasznos, és nem kell hozzá más, csak az, hogy az adataink átlátható struktúrában legyenek.

Rendszeresen átnéztem mini cégünk minden adatát több szempont szerint, így a megérzéseink helyett tények alapján hoztunk döntéseket:

• Kik a legjobb vevőink? (Nem azok, akiket a legjobban szeretünk!)
• Melyik beszállítóval dolgozzunk? Ez vagy több helyről vásároljunk? Ha több helyről, akkor milyen arányban?
• Milyen áron adjuk a termékeinket? (Nem a beszerzési ár + valamennyi százalék!)
• Melyik cikket, szolgáltatást, üzletágat fejlesszük, és hova ne fektessünk be pénzt?

Vannak vállalkozások, amelyek nagyon „jól néznek ki” kívülről: nő az árbevétel, minden csilli-villi – nem is értjük, hogyan mennek tönkre egyik napról a másikra. A magyarázat ismét a kontrolling: a cég nem az árbevételből él, hanem a profitból. Aki bármely pillanatban össze tudja vetni a bevételeit a kiadásaival, az nem a könyvelőjétől vagy az adóhatóságtól fog értesülni róla, hogy csődbe jutott, hanem folyamatosan kontrollálja, melyik bevétele mennyi költséggel jött létre. Aki nem elemzi az adatait, az gyakran elköveti a hibát, hogy egy nyereséges termék nyereségét egy veszteséges termék finanszírozására fordítja.

Aki viszont elemzi az adatait, az elemzések birtokában tud dönteni, hogy

• csökkenti a költségeit, vagy
• nagyobb mennyiségben termel kisebb fajlagos költséggel, vagy
• megszünteti a nem megtérülő tevékenységeit.

Hogyan?

Ajándék tanulmányomban több szempontot megmutatok, hogyan tud olyan rendszert kialakítani, amellyel tények, adatok alapján hozhat jó döntéseket.

The post Hogyan ne hitelezzünk multiknak? appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Ám lassan összecsapnak a feje fölött a hullámok, egyre több időbe telik mindent beírogatni, egyre kuszább az innen-onnan érkező adathalmaz. Egy-egy este, amikor hulla fáradtan hazaesik, nincs is ereje beírni, aztán másnap kérdezget: Hogyan is volt? Mi is ez?

Tavaly elhatározta, hogy átadja anyának az adatrögzítést. Anya otthon dolgozik, precíz, türelmes és sokkal kevesebbet rohangál, mint ő.

Néhány hónap eltelt, és apa ránéz az Excelre, mert döntést kell hoznia. Döbbenten látja, hogy az Excel üres. Hiába minden; elveszett az esti béke… és több hónap adatai.

– Túl bonyolult a táblázatod, nem ismerem ki benne magam.

– Miért nem kérdeztél?

– Elmagyaráztad, és én beírtam, és akkor minden összekavarodott, mindenféle #-ek jelentek meg…

– Miért nem szóltál?

– Szóltam, és akkor kijavítottad, de másnap megint ez történt, és nem akartam minden nap ingerültnek látni téged. Van elég dolgod-bajod nélkülem is.

Láttam apa Exceljét. Megkeresett, hogy segítsek neki. Nekem is eltart egy ideig, míg kiigazodom benne. Aztán átalakítom úgy, hogy az első lapon szépen sorban be lehet írni az adatokat, a második lapon pedig azonnal látszódnak az összefüggések színesen, ahogy apa megszokta. Kicsit talán még jobban is 😉

Az Excel adatrögzítés gyakori, és kezdetnek jó megoldás. Ha ügyesen csinálják.

Összegyűjtöttem néhány gyakori hibát, és javaslatokat, hogyan javíthatók. Olvassa el ajándék tanulmányomat arról, hogyan érdemes az adatait rögzíteni, rendszerezni.

The post Excel adatrögzítés – anya rögzít, apa kiabál appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Ám az egyik ember én vagyok. És valami viszketős érzésem volt, hogy nem látom a költségeket. A kimenő számlákat igen, mivel csak online számlázóprogramban készítjük őket, és ott mind egy helyen vannak.

– De a bejövő számlák papíron, emailben, online számlázóprogramban, több helyen – mondom én.

– Ne aggódj fölöslegesen, ott van mind a mappában, szépen átadásra a könyvelőnek – mondja ő.

– Azért összeírhatom őket egy Excelbe? – kérdem én.

– Írd, ha annyira akarod – mondja ő.

És összeírtam, és tényleg fölöslegesnek tűnt… amíg el nem jutottam a „fizetve” oszlopig. Persze, néhány héttel később a könyvelő is szólt, hogy nem egyeznek a számlák a bankszámlakivonattal. Mégis, menyire más az, hogy az Excel-ben azonnal láthatóvá vált, és már mondtuk is a választ: a PayPal elkeverte a bankkártyákat, és a magán kártyáról vonta le a céges kiadást!

Ha már adatrögzítéssel töltöttem az időmet, beillesztettem még egy oszlopot. Beleírtam számláról számlára, hogy melyik tevékenységünkhöz tartozó kiadás. Csak egyetlen plusz oszlop, amire összesíteni lehet, és máris látszik a bevétel/ráfordítás arányból a megtérülés. Ugye, milyen egyszerű? És szép neve is van: ez már kontrolling 😊.

Kontrolling Excelben. Kezdetnek jó.

Egészen kis módosítás is sokat jelenthet, a kontrolling Excelben is működik. Kérje el ajándék útmutatómat arról, mi minden „mehet félre”, hol érdemes elkezdeni, mi hozza a legtöbbet a leggyorsabban.

Miben segíthetek?

The post Kontrolling Excelben – van értelme? appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.