Reggel hét óra volt. Egy hosszú, végigdolgozott éjszaka után még az ágyból sem keltem ki, mikor feltette a kérdést:
– Miért vagy ilyen kómás? Milyen problémán dolgoztál?
Elkezdtem sorolni.
WooCommerce-ben súlyalapú árazásra lenne szükségünk, de:

• az alapbeállítások nem elég rugalmasak,
• egyedi árkategóriákat kéne kezelnünk a mennyiségtől függően,
• úgy tűnt, hogy ehhez mindenképp kell majd egy fejlesztő, aki megírja a megfelelő plug-int.

Az első reakciója teljesen logikus volt
– Akkor keressünk egy programozót, és én specifikálom nekik a követelményeket.
De aztán történt valami.
Két perc csönd. Majd egy ötlet.
Nem újabb bonyolítás – hanem egy radikális egyszerűsítés.

A probléma dióhéjban

A WooCommerce-ben azt kellett volna beállítani, hogy:

• 1–100 db (10g-os): 100 Ft/db
• 0–5 kg: 8.000 Ft/kg
• 5–10 kg: 7.500 Ft/kg
• 10 kg felett: 7.000 Ft/kg

Ez hagyományos módon fejlesztést kívánt volna.

A megoldás, ami átvágta a gordiuszi csomót

Bevezetett négy kiszerelési egységet:

• Tasak = 1 db
• Doboz = 100 tasak = 1 kg
• Karton = 5 doboz = 5 kg
• Nagy karton = 10 doboz = 10 kg

Minden rendelés ezekre épül. A rendszerben így néz ki:

• X db tasak × 100 Ft
• Y db doboz × 8.000 Ft
• Z db karton × 5 × 7.500 Ft
• Q db nagy karton × 10 × 7.000 Ft

A vevő így is szabadon választhat, és még mindig azt a kombinációt fogja összeállítani, ami neki a legjobb – de a háttérben minden kiszámítható, automatizálható és kezelhető marad. Programozás és fejlesztő nélkül.

Miért imádtam ezt az ötletet?

Mert business analyst gondolkodás.
Nem az volt a reakció, hogy „írjunk rá szoftvert”, hanem hogy „értsük meg a problémát, majd keressünk egy elegáns, egyszerű megoldást rá.”
Nem az eszközzel kezdte. Hanem a gondolkodással.

A szereplők mi vagyunk: Attila írta le a történetet, én meg közzéteszem, mert én is imádom az ilyen megoldásokat, és az örömöt, amit érzünk.

Tanulság

Sokszor nem programozásra van szükség, hanem másképp gondolkodásra.
A problémák egy része nem technikai, hanem strukturális.
És egy jó business analyst épp abban segít, hogy az egyszerű, de hatásos megoldások felszínre kerülhessenek.

Ha te is hasonló problémába futsz – lehet, hogy nem egy fejlesztőt kell keresned, hanem egy gondolkodót.

The post Gyors megoldás programozó fejlesztő nélkül appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Képzeljünk el egy ilyen szolgáltató céget.

Lehet tréningeket szervező vállalkozás, terápiás központ, sportstúdió vagy akár egy szakmai workshopokat tartó csapat. A működésük alapja az, hogy időben és helyben korlátozott kapacitással dolgoznak. Egy tréningen 20 hely van. Egy rendelési napon 8 időpont. Egy workshopon 15 résztvevő fér el.

Ha ezek a helyek betelnek, a cég elégedett. A kapacitás elvileg kihasználódott.

A folyamat látszólag rendben működik. Van online foglalás, van naptár, az események vagy szolgáltatások rendre betelnek, a csapat pedig úgy érzi, hogy a rendszer működik.

Mégis marad a működésben egy nehezen észrevehető veszteség.

Nem a marketingben.
Nem az értékesítésben.

Hanem a kapacitás kihasználásában.

A „betelt” állapot mint hamis biztonságérzet

A legtöbb szolgáltató cég számára a „betelt” állapot megnyugtató visszajelzés. A naptár tele van, a helyek elfogytak, a rendszer jól működik.

Csakhogy a „betelt” nem ugyanaz, mint a tényleges kihasználtság.

A gyakorlatban gyakran történik ez:

• egy 20 fős eseményre 20 foglalás érkezik

• a rendszer beteltnek jelöli

• az esemény napján azonban 16–17 ember jelenik meg

A különbség több okból keletkezhet:

• utolsó pillanatos lemondás

• meg nem jelenés (no-show)

• várólista, amit senki nem kezel

• felszabaduló helyek, amelyekről már nem értesül senki

A rendszer ekkor papíron betelt, a valóságban viszont marad benne kihasználatlan kapacitás.

Ez az a pont, ahol a működésben elkezd szivárogni a pénz.

Hol válik a foglalási folyamat a leggyengébb láncszemmé

A legtöbb cég a foglalást önmagában tekinti folyamatnak.

Valaki jelentkezik → bekerül a naptárba → az esemény megtörténik.

A valóságban azonban ez egy több lépésből álló folyamatlánc, amelynek több pontján is törés keletkezhet:

1. Foglalás
   A hely lefoglalása.

2. Emlékeztetés
   Az ügyfél értesítése az esemény előtt.

3. Lemondás kezelése
   Ha valaki mégsem tud jönni.

4. Várólista
   Ha a kapacitás már betelt.

5. Kapacitás újratöltése
   Amikor egy felszabaduló helyet újra el lehetne adni.

Sok cégnél a folyamat valójában az első lépésnél véget ér. A foglalás bekerül a naptárba, és ezzel lezártnak tekintik a működést.

A többi lépés — amely valójában a kapacitás kihasználásáról szól — nem része a rendszernek.

Miért nem látszik ez a problémák között

A jelenség egyik oka, hogy a legtöbb rendszer a foglalásokat méri, nem a tényleges részvételt.

A dashboard így ezt mutatja:

• esemény: betelt

• foglalások száma: 20 / 20

A vezető számára ez sikernek tűnik.

A valóságban azonban a folyamat így néz ki:

foglalás → lemondás → no-show → üres hely

A különbség sokszor csak néhány százalék. Egyetlen eseménynél nem feltétlenül látványos.

Ha viszont egy cég hetente több eseményt, tréninget vagy időpontot kezel, akkor ez a kis különbség rendszerszintű veszteséggé válik.

A probléma azért is marad gyakran rejtve, mert a legtöbb riport a nominális kapacitást mutatja, nem a valós kihasználtságot.

Működési érettségi szintek a kapacitáskezelésben

Ha a foglalási folyamatot működési szempontból nézzük, általában három érettségi szint különíthető el.

1. Manuális működés

Ebben az esetben a foglalások kezelése több eszköz között oszlik meg:

• Excel

• e-mail

• telefon

• naptárbejegyzések

A lemondások és a felszabaduló helyek kezelése teljesen manuális.

2. Részben digitalizált működés

Sok cég már használ online foglalást.

Az ügyfelek maguk választanak időpontot vagy eseményt, a rendszer pedig betelt állapotot jelez.

A folyamat azonban itt is megszakad. A rendszer a foglalásig jut el, de nem kezeli a teljes életciklust.

A várólista, a felszabaduló helyek vagy az utolsó pillanatos lemondások kezelése továbbra is manuális.

3. Kapacitás-intelligens működés

Ebben a szakaszban a foglalás már nem egyetlen lépés, hanem egy zárt folyamat része.

A rendszer figyeli:

• a lemondásokat

• a felszabaduló helyeket

• a várólistát

• a valós kihasználtságot

Így a kapacitás nem csak papíron telik meg, hanem ténylegesen is kihasználódik.

A „betelt” események mögötti vakfolt

A legtöbb szolgáltató cégnél nem a foglalás megszerzése a szűk keresztmetszet, hanem a kapacitás valódi kihasználása.

Amikor egy esemény vagy időpont betelik, a legtöbb rendszer lezártnak tekinti a folyamatot. A működés szempontjából azonban a kérdés valójában ekkor kezdődik:

mi történik ezután?

A betelt állapot mögött sokszor egy olyan működési vakfolt rejtőzik, amelyet csak akkor lehet észrevenni, ha a foglalást nem egyetlen lépésként, hanem teljes folyamatként vizsgáljuk.

Erről a jelenségről részletesebben itt olvastam: mi történik egy betelt esemény után

Az ügyfelek megszerzése csak az első lépés

Egy vállalkozás fejlődésében sok energia megy arra, hogy több ügyfél érkezzen, hogy a szolgáltatások megteljenek, hogy a naptár tele legyen.

Ez természetes.

De amikor ez sikerül, a következő kérdés már nem az, hogyan szerezzünk több foglalást, hanem az, hogy hogyan használjuk ki valóban a meglévő kapacitást.

Sok cégnél a legnagyobb fejlődési lehetőség nem a marketingben vagy az értékesítésben van, hanem egy látszólag működő folyamat finomhangolásában.

The post Betelt az esemény — mégis pénzt hagy az asztalon? A rejtett kapacitásveszteség a szolgáltató cégeknél appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Kedves Juli,

A tárgy nem elírás, hanem a köszönetnyilvánítás és a folyamat-, adat- és tevékenység-nyilvántartás összetételéből fakad. 🙂

Internetes ügyfélszerzéssel (online marketinggel) foglalkozom. KKV-k életét változtatom meg, hogy a legjobb ügyfelek keressék fel őket. Ebből következik, hogy munkám során rengeteg online és nem online szoftverrel találkozom.

Ezek közül a szoftverek közül többet használok a saját üzletem nyilvántartására. Bár egyszemélyes cégben dolgozom, vannak stratégiai parnereim, akikkel egyeztetni kell a projektek státuszát, több 10 projekten dolgozom egyszerre, amiket újra követni kell tudni, amikor az ügyfelek egyszercsak belendülnek, illetve természetesen sok szálon futnak az ajánlatok is, amiket szintén fontos nem elfelejteni.

Használok

• hírlevélküldőt,
• céges levelező rendszert,
• időpontfoglaló-rendszert,
• e-commerce rendszert (webshop-ot),
• naptár-alkalmazást,
• számlázóprogramot,
• ügyfél-nyilvántartó rendszert (CRM-et),
• fájlkezelőt,
• műszaki támogató-rendszert (helpdesk-et) és
• projekttervezőt a napi munkámhoz.

Lehet mondani, hogy a zseni átlátja a káoszt, de egyrészt igazából nincs is káosz az ezekben a szoftverekben nyilvántartott adatokban. A probléma máshol található.

Bármennyire is lelkiismeretesen is használunk többféle szoftvert a vállalkozásunkban, gondosan ügyelve azok naprakészen tartására, előbb-utóbb beleütközünk két alapvető akadályba:

1) Egyre kevésbé tudjuk észben tartani, hogy melyik szoftverben melyik ügyfél-adatot kell frissíteni.

2) Egyre kevésbé tudjuk követni, hogy mikor (milyen esemény bekövetkeztekor) hol és mit kell átállítani a nyilvántartott adatokban, hogy majd a következő lépéskor tudjuk, mi következik.

Ideig-óráig az esetleges hibázást el lehet kerülni jó memóriával (pl. reggel a mellékhelységben még eszünkbe juthat, hogy ma ajánlatot kell adnunk ennek-és-ennek), de ez egyrészt igen fárasztó, másrészt nagyon stresszes. Inkább mindkettő.

Szeretném megköszönni Neked, Juli, hogy rávettél arra, hogy rajzoljuk le a folyamataimat egy A4-es papírra azért, hogy legalább átlássam, mennyire komplex, amit „üzletmenet” címén csinálok, és meglássam, hogy idővel ez szépen a fejemre fog borulni, maga alá temet úgy, hogy a saját szakterületemmel nem is lesz időm foglalkozni!

Már ez a fegyvertény, hogy lerajzoltál engem egy folyamatábrában, rengeteget segített! Simán előfordult már, hogy ahelyett, hogy emlékezetből csináltam volna a dolgom, visszanyúltam a folyamatábrához, és sorvezetőként használtam.

Az elmúlt 3 hétben letettem az ábrát a billenytűzetem fölé, majd pedig nap-mint-nap gondolkodtam rajta, hogyan tudnám egyszerűsíteni a működésemet: kevesebb időbe teljen összességében az adminisztráció és kevesebb pénzbe kerüljön a szoftverek összessége, amit használok mindehhez.

Ennek eredménye az lett, hogy mára már három színes krumplit rajzoltam az ábrába: zöld: ajánlati folyamat; piros: webshop-folyamat; kék: projektkövetési folyamat. Ezeket fogom a segítségeddel összevonni és megvalósítani, hogy sokkal egyszerűbb és hibamentesebb legyek!

Tudom, hogy nincs egyforma két vállalkozás és nincs varázsütésre univerzális megoldás mindenkinek, de az, ahogy megértetted a működésemet és terelgetsz afelé, hogy növekedés esetén is használható rendszereim legyenek – megfizethetetlen!

Hálásan köszönöm!

Attila, online marketing tanácsadás

Olvassa el ajándék tanulmányomat arról, hogyan érdemes szervezni, mik a tipikus hibák, és hogyan lehet őket javítani.

Miben segíthetek?

The post Köszönet­nyilvántartás appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

A tudattalan emlékeinket erősen torzítják az érzelmeink, ezért akkor is érdemes adatokkal alátámasztott döntéseket hozni, amikor a világ lassabban változik. Olyan esetekben, amikor minden a feje tetejére áll, amikor rengeteg külső körülmény hirtelen nagyot változik – például most, a járvány idején –, különösen nagy előnyt jelent a múlt adatainak elemzése.

Világosan látszik, hogy ami tegnap bevált, működött, az ma hasznavehetetlen.

Hogyan segítenek akkor múltbéli dolgok?

Vannak vevőink, akikről nincsenek élénk emlékeink, mert nem kötődnek hozzájuk érzelmek. De ha megnézzük a számokat, kiderül, hogy sokan közülük nagyonis jó vevők – éppen azért, mert nincs velük probléma, mert gyorsan döntenek, mert kérdezősködés és győzködés nélkül vásárolnak tőlünk. Éppen ezek miatt nem emlékszünk rájuk élénken.

Vannak tevékenységeink, amelyek nem hoztak kimagasló bevételt, ezért nem is fordítottunk rájuk sok figyelmet. Az adatok elemzése során kiderülhet, hogy van közöttük olyan, ami gyorsan és/vagy jól megtérül, azaz kevés befektetésből hoz profitot. Vagy kiderülhet, hogy némi módosítással a járvány ideje alatt is piacképes.

Könnyű annak, aki évek óta rendszerezetten gyűjti az adatait.

De annak is van rengeteg adata, aki ezt nem tette meg: a számlák, az árajánlatok, az emailek feldolgozása sok – eddig ismeretlen – összefüggést világíthat meg. Ha más nincs is most, időnk van. A múlton keseregni nem érdemes, de tanulni belőle annál inkább. Értelmes munkát adhat munkatársainak azzal, ha olyan rendszerben rögzítik az elmúlt egy-másfél év fellelhető adatait, ahonnan aztán értékes információt tudunk kinyerni belőlük.

Ha van rendszerezett adata a múltról, az most segít dönteni, merre tovább.

Ha nincs, csináljon! Egy zsák számlából is sok minden kiderül, ha megkeressük és elemezzük az összefüggéseket.

Hova, hogyan és mit rögzítsen?

Mik a tipikus hibák, és hogyan lehet őket javítani? Olvassa el ajándék tanulmányomat arról, hogyan érdemes az adatait rögzíteni, rendszerezni.

The post Adatok a múltból. Merre tovább? appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

A fejlesztés alapja a jó döntés

Aki precízen, pontosan, ésszerűen kezeli a rendelkezésére álló adatokat, az gyorsabban és jobban tud dönteni. Aki jobban kihasználja a rendelkezésére álló erőforrásokat, az gyorsabban tud fejlődni. A vállalatirányítási rendszer az adatok rögzítése és rendszerezése – a fejlődés alapja.

Ön fejleszteni akarja a cégét, rendre vágyik, át akarja látni, mi történik.

A jó vállalatirányítási rendszer együtt fejlődik cégével, pontosan követi cége folyamatait, és éppen azokat a kimutatásokat tartalmazza, amelyekre Önnek szüksége van. Nincs millió bonyolult funkció, nincsenek átláthatatlan menük, csapdát sejtető mellékutak. Éppen annyira bonyolult a rendszer, mint az Ön cége. 

Adatkezelés

Tekintsük át együtt, milyen munkafolyamatokban hogyan kezel adatokat Ön vagy a munkatársai:

• Mennyi időt töltenek kézi adatkezeléssel?
• Van-e olyan információ, amit több helyen tartanak nyilván, ezzel kaput nyitva a káosznak?
• Előfordul-e, hogy gépben lévő adatokat kinyomtatnak, majd újra begépelnek?
• Használnak-e különálló táblázatokat összefüggő adatok kezelésére?
• Emlékszik minden beszélgetésre? Kinek mikor mit ígért meg? Voltak már kínos pillanatai, amikor magyarázkodnia kellett, mert elfelejtett valamit?

Nyilván tudja, hogy az élőmunka a legkevésbé költséghatékony erőforrás. Ráadásul a kézi adatkezelés lélekölően unalmas is – szoktassa munkatársait kreatív munkára, hogy cége dinamikusan fejlődjön, gyorsan reagáljon a piac változásaira!

Milyen elemzések segítik vezetői munkáját?

• Tudja, hogy melyik termékét, szolgáltatását érdemes fejlesztenie? Melyik terméke a legjövedelmezőbb?
• Még ha el is igazodik a kettős könyvvitel sorai között, vajon minden kérdésére választ kap belőlük? Ugye nem csak a könyvelőjétől vár adatokat cége működéséről?
• Ismeri a vevőit? Melyikük mennyit vásárol Öntől? Mennyit rendel átlagosan? Ki milyen késéssel fizet? Fejben tudja tartani mindezt? Megkeresi azokat, akik egyszer érdeklődtek a terméke vagy szolgáltatása iránt, vagy hagyja elveszni potenciális vevőit?

Hogyan működik egy vállalatirányítási rendszer?

Ha jól szervezett rendszert használ, minden eddigi tapasztalat az Ön cégének fejlődését segíti! Minden cég más, minden cégvezetőnek kicsit másképp jár az agya, mindenhol kicsit másképpen vetődnek fel a kérdések, ezért érdemes testreszabott, optimalizált rendszert használni, amelynek segítségével bármikor láthat cégéről tűéles pillanatfelvételt!

„Használok Excel fájlokat!”

Sokan használnak Excel fájlokat, sőt összelinkelt Excel rendszereket. Az Excel kiváló táblázatkezelő, ám adatok nyilvántartására, kezelésére adatbáziskezelő programot érdemes használni, amit erre a feladatra készítettek! Sokféle adatbáziskezelő létezik, ezek közül egy az Access. Az Access az egyik legritkábban használt Office alkalmazás, pedig felhasználóbarát, egyszerűen kezelhető, és nagyban megnöveli az adatkezelés hatékonyságát. Írtam arról, hogy mire való az Excel, és mire jó az Access.

Ezen kívül még rengeteg más adatbáziskezelő program van, akár online adatkezelésre is. Ezek között több ingyenesen is használható. Mindegyik alkalmas vállalatirányítási rendszerek elkészítésére. Sőt: minden vállalatirányítási rendszer alapja jól szervezett adatbázis.

„Annyiféle szoftvert lehet már kapni, hogyan válasszak közülük?”

A kész szoftverek nagy általánosságban szolgálják ki a megrendelők igényeit, ezért szokták testreszabni a meglévő programot. A programozók – akik értenek a testreszabáshoz – nem értenek az Ön cégéhez. Ezért érdemes a cég folyamatait átvilágítani a testreszabás megrendelése előtt. 

Egy jó programozó elkészít bármilyen rendszert, amit leírnak számára, de nem tudja elképzelni, hogyan működik például egy raktár. Egy jó üzleti elemző le tudja írni cége működését egy programozó szavaival.

A kész szoftverek forgalmazói nem látják át az Ön munkafolyamatait, ők a saját programjuk rendszerében gondolkoznak. Egy dobozos szoftver esetében Önnek kell megértenie a programozók gondolatmenetét. Mielőtt szoftvert választ, értse meg jobban – saját munkafolyamatait!

„Van már ügyviteli rendszerem”

• Minden munkafolyamatot kiszolgál az Ön által használt program? Vagy a munkatársai Excel táblákkal, esetleg papíron próbálják pótolni a hiányzó funkciókat?
• Minden kérdésére azonnal választ kap az integrált rendszerből? Vagy hosszú ideig kell várni, míg egy távoli szakember kinyeri a kért adatokat a kívánt formában?
• Milyen kapcsolat van az Ön által használt rendszerek között? Hogyan kerülnek át adatok egyikből a másikba?
• Hogyan kezeli partnerei adatait? Telefonban, emailekben keresgéli, vagy rendszerben tartja nyilván, ahol minden ügyfélkapcsolatot ellátó munkatársa eléri?

Vizsgálja fölül időről időre rendszereit, hiszen az üzlet gyorsan változik, a rendszerek pedig maguktól nem követik a belső változásokat.

The post Vállalatirányítási rendszer appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.