Folyamatszervező agyam sör hatására sem áll le. Kitaláltam, hogy a tálca sör mellé mindig veszek külön még egy dobozzal is. Ezt teszem csak a szalagra, a pénztáros lecsipogja, és megszorozza 49-cel.

Ma is így tettem, és döbbenten láttam, hogy a pénztáros apró köröket ír le a leolvasó előtt a külön odatett egy doboz sörrel. 49 kört. 49-szer becsipogta a gép, majd kidobott egy hosszú-hosszú-hosszú-hosszú blokkot. Döbbenten kérdeztem a pénztárostól: miért?

A pénztáros célja az volt, hogy nyerjen. Nem időt, hanem elismerést. Az áruházlánc menedzserei gyorsítani akarták a pénztárosok munkáját, és ezért kitalálták, hogy versenyt hirdetnek, melyik pénztáros tud egységnyi idő alatt több terméket lehúzni. Valószínűleg azért tették, hogy javítsanak a vevőkiszolgálás minőségén, és csökkentsék az ügyfelek várakozási idejét. Azonban a verseny váratlan következményekkel járt: több időbe telt 49-szer leolvasni ugyanazt a vonalkódot, mint egyszer leolvasni és megszorozni. Sőt, több papírt is elhasznált.

A „vigyázz, mit kívánsz” tanulsága az, hogy érdemes, azaz hosszú távon megéri megérteni a folyamatokat, a nagy képet, és benne az adott rész-folyamat helyét és szerepét. Megéri megérteni a különböző pozíciókban dolgozó emberek munkáját, kikérdezni a tapasztalataikat, meghallgatni a véleményüket. Ők ismerik a legjobban a saját területüket. A döntéshozók pedig ismerik – jó esetben – a nagy képet és a célt. Az első lépés persze az, hogy tudd, mit kívánsz. A következő lépés pedig az, hogy megtervezd, hogyan éred el.

Ennek a tervezésnek fontos része a folyamatok felmérése és megértése – hogy valóban javítsunk rajtuk.

The post Vigyázz mit kívánsz, mert megkapod! appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Nem egy ilyen van

A legtöbb cég ezen a ponton elvérzik: olyan nagy lesz a fluktuáció, hogy már nincs, aki ismerje a céget, a termékeket… még inkább mindennel a főnökhöz szaladgálnak… ördögi kör. A tulajdonos feladja, belefásul vagy belebetegszik.

Amikor már nagyon fáj

A kitartóbbak megoldást keresnek, így talált meg engem István is, Géza is.

Géza ezt írta:

Fejlődő cég folyamatát újra rögzítem, leírom. Káosz előtti utolsó utáni állapot. Felmondások, elbocsájtások és veszekedések. Ugyanakkor folyamatos forgalom növekedés és elégedett, visszatérő ügyfelek, kiváló marketing és termékek. A folyamatunk nincs rögzítve a folyamatos növekedés ellenére. ERP rendszerben és e-mailben/szóban kezeljük a folyamatokat, de nem tökéletes, mert nincs egy rögzített folyamat rendszer leírva. Nagyon sürgős a konzultáció, kizárólag néhány munkanapon belül, ha megoldható. Látom, hogy vagy eladom a céget, vagy a fülemre nő a telefon, vagy rendbeteszem a folyamatokat.

István ezzel keresett meg:

Szeretnénk egy az Ön által bemutatott rendszert felépíteni. Nálunk a folyamatok viszonylag jól szabályozottak, de szeretnénk szintet lépni ill. a belső hatékonyságot növelni, a párhuzamosságokat kigyomlálni.

Ők is növekedésben vannak.

Tünetek

Géza most vezette be a negyedik integrált vállalatirányítási szoftvert, Istvánék telefonon, emailben, fájlmegosztón szervezik a cég életét, még készletnyilvántartásuk sincs. Első ránézésre nagyon más a feladat, azonban a két fő probléma – a látszat ellenére – ugyanaz. A beszállítók – mindkét cég kereskedelemmel (is) foglalkozik – megbízhatóságát aláásta a járvány. Ez a külső változás mutatta meg a cég belső problémáját: a folyamatszervezés hiányát. Ha minden munkatárs pontosan tudja,

• mi a dolga,
• mik a prioritások,
• mely adatot hol talál,

akkor az új, nehéz helyzetben nem vitatkozással és adategyeztetéssel megy az idő és az energia.

Gézáéknak jó rendszerük van, csak le kell írni, melyik munkatárs mit csináljon, hova rögzítse az adatait, és hol találja meg a kollégái által rögzített adatokat, amik a munkáját segítik.
Istvánéknál mindenki elég jól tudja, mi a dolga, csak az adatoknak nincs egységes helye, így mindenki írja, ahova eszébe jut: papírra, Excel-be… és telefonálással töltik az idejüket, hogy mindezt elmondják egymásnak.

Gyógyír

Mindkét cégben le kell írni a folyamatokat – mind tevékenység (munkafolyamat), mind adatáramlás (rendszerfolyamat) szinten. És akkor a munkatársak ellenőrzése nem utólag történik, nem azért veszem elő a kollégát, mert elrontott valamit – ez frusztráció a munkatárs számára, kidobott idő a vezető számára –, hanem folyamatosan látom a rendszerben, beírt-e mindent a megfelelő helyre. Ha beírta, látom, hogy jól dolgozott, ha nem írta be, egyértelműen számonkérhetem, illetve segíthetem, hogy jobban csinálja.

Ön hol tart most?

Sokan várnak még egy kicsit, ilyen-olyan indokokkal, míg végképp bedől, amit az elmúlt években kemény és jó munkával felépítettek.

Ha Ön felismerte már, hogy mi (ki) a leggyengébb láncszem a cégében, ha már nem kifelé mutogat felelőst keresve a járványban, a beszállítókban, a munkatársakban, az x-edik vállalatirányítási rendszerben,

• akkor már sokkal közelebb van a megoldáshoz, mint sok cégvezető.

Ha elfogadta már, hogy ahhoz, hogy a cége szintet lépjen, a vezetőnek is szintet kell lépnie: a kézi vezérlés helyett nyitott arra, hogy rendszerben dolgozzon,

• akkor azon kevesek közé tartozik, akik a legnagyobb lépést már megtették.

Ha felkészült arra, hogy végigvigye az átalakítást,

• akkor tudok Önnek segíteni.

Mielőtt döntést hoz, olvassa el, hol, hogyan térül meg a folyamatszervezés!

The post A leggyengébb láncszem appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.