Reggel hét óra volt. Egy hosszú, végigdolgozott éjszaka után még az ágyból sem keltem ki, mikor feltette a kérdést:
– Miért vagy ilyen kómás? Milyen problémán dolgoztál?
Elkezdtem sorolni.
WooCommerce-ben súlyalapú árazásra lenne szükségünk, de:

• az alapbeállítások nem elég rugalmasak,
• egyedi árkategóriákat kéne kezelnünk a mennyiségtől függően,
• úgy tűnt, hogy ehhez mindenképp kell majd egy fejlesztő, aki megírja a megfelelő plug-int.

Az első reakciója teljesen logikus volt
– Akkor keressünk egy programozót, és én specifikálom nekik a követelményeket.
De aztán történt valami.
Két perc csönd. Majd egy ötlet.
Nem újabb bonyolítás – hanem egy radikális egyszerűsítés.

A probléma dióhéjban

A WooCommerce-ben azt kellett volna beállítani, hogy:

• 1–100 db (10g-os): 100 Ft/db
• 0–5 kg: 8.000 Ft/kg
• 5–10 kg: 7.500 Ft/kg
• 10 kg felett: 7.000 Ft/kg

Ez hagyományos módon fejlesztést kívánt volna.

A megoldás, ami átvágta a gordiuszi csomót

Bevezetett négy kiszerelési egységet:

• Tasak = 1 db
• Doboz = 100 tasak = 1 kg
• Karton = 5 doboz = 5 kg
• Nagy karton = 10 doboz = 10 kg

Minden rendelés ezekre épül. A rendszerben így néz ki:

• X db tasak × 100 Ft
• Y db doboz × 8.000 Ft
• Z db karton × 5 × 7.500 Ft
• Q db nagy karton × 10 × 7.000 Ft

A vevő így is szabadon választhat, és még mindig azt a kombinációt fogja összeállítani, ami neki a legjobb – de a háttérben minden kiszámítható, automatizálható és kezelhető marad. Programozás és fejlesztő nélkül.

Miért imádtam ezt az ötletet?

Mert business analyst gondolkodás.
Nem az volt a reakció, hogy „írjunk rá szoftvert”, hanem hogy „értsük meg a problémát, majd keressünk egy elegáns, egyszerű megoldást rá.”
Nem az eszközzel kezdte. Hanem a gondolkodással.

A szereplők mi vagyunk: Attila írta le a történetet, én meg közzéteszem, mert én is imádom az ilyen megoldásokat, és az örömöt, amit érzünk.

Tanulság

Sokszor nem programozásra van szükség, hanem másképp gondolkodásra.
A problémák egy része nem technikai, hanem strukturális.
És egy jó business analyst épp abban segít, hogy az egyszerű, de hatásos megoldások felszínre kerülhessenek.

Ha te is hasonló problémába futsz – lehet, hogy nem egy fejlesztőt kell keresned, hanem egy gondolkodót.

The post Gyors megoldás programozó fejlesztő nélkül appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Képzeljünk el egy ilyen szolgáltató céget.

Lehet tréningeket szervező vállalkozás, terápiás központ, sportstúdió vagy akár egy szakmai workshopokat tartó csapat. A működésük alapja az, hogy időben és helyben korlátozott kapacitással dolgoznak. Egy tréningen 20 hely van. Egy rendelési napon 8 időpont. Egy workshopon 15 résztvevő fér el.

Ha ezek a helyek betelnek, a cég elégedett. A kapacitás elvileg kihasználódott.

A folyamat látszólag rendben működik. Van online foglalás, van naptár, az események vagy szolgáltatások rendre betelnek, a csapat pedig úgy érzi, hogy a rendszer működik.

Mégis marad a működésben egy nehezen észrevehető veszteség.

Nem a marketingben.
Nem az értékesítésben.

Hanem a kapacitás kihasználásában.

A „betelt” állapot mint hamis biztonságérzet

A legtöbb szolgáltató cég számára a „betelt” állapot megnyugtató visszajelzés. A naptár tele van, a helyek elfogytak, a rendszer jól működik.

Csakhogy a „betelt” nem ugyanaz, mint a tényleges kihasználtság.

A gyakorlatban gyakran történik ez:

• egy 20 fős eseményre 20 foglalás érkezik

• a rendszer beteltnek jelöli

• az esemény napján azonban 16–17 ember jelenik meg

A különbség több okból keletkezhet:

• utolsó pillanatos lemondás

• meg nem jelenés (no-show)

• várólista, amit senki nem kezel

• felszabaduló helyek, amelyekről már nem értesül senki

A rendszer ekkor papíron betelt, a valóságban viszont marad benne kihasználatlan kapacitás.

Ez az a pont, ahol a működésben elkezd szivárogni a pénz.

Hol válik a foglalási folyamat a leggyengébb láncszemmé

A legtöbb cég a foglalást önmagában tekinti folyamatnak.

Valaki jelentkezik → bekerül a naptárba → az esemény megtörténik.

A valóságban azonban ez egy több lépésből álló folyamatlánc, amelynek több pontján is törés keletkezhet:

1. Foglalás
   A hely lefoglalása.

2. Emlékeztetés
   Az ügyfél értesítése az esemény előtt.

3. Lemondás kezelése
   Ha valaki mégsem tud jönni.

4. Várólista
   Ha a kapacitás már betelt.

5. Kapacitás újratöltése
   Amikor egy felszabaduló helyet újra el lehetne adni.

Sok cégnél a folyamat valójában az első lépésnél véget ér. A foglalás bekerül a naptárba, és ezzel lezártnak tekintik a működést.

A többi lépés — amely valójában a kapacitás kihasználásáról szól — nem része a rendszernek.

Miért nem látszik ez a problémák között

A jelenség egyik oka, hogy a legtöbb rendszer a foglalásokat méri, nem a tényleges részvételt.

A dashboard így ezt mutatja:

• esemény: betelt

• foglalások száma: 20 / 20

A vezető számára ez sikernek tűnik.

A valóságban azonban a folyamat így néz ki:

foglalás → lemondás → no-show → üres hely

A különbség sokszor csak néhány százalék. Egyetlen eseménynél nem feltétlenül látványos.

Ha viszont egy cég hetente több eseményt, tréninget vagy időpontot kezel, akkor ez a kis különbség rendszerszintű veszteséggé válik.

A probléma azért is marad gyakran rejtve, mert a legtöbb riport a nominális kapacitást mutatja, nem a valós kihasználtságot.

Működési érettségi szintek a kapacitáskezelésben

Ha a foglalási folyamatot működési szempontból nézzük, általában három érettségi szint különíthető el.

1. Manuális működés

Ebben az esetben a foglalások kezelése több eszköz között oszlik meg:

• Excel

• e-mail

• telefon

• naptárbejegyzések

A lemondások és a felszabaduló helyek kezelése teljesen manuális.

2. Részben digitalizált működés

Sok cég már használ online foglalást.

Az ügyfelek maguk választanak időpontot vagy eseményt, a rendszer pedig betelt állapotot jelez.

A folyamat azonban itt is megszakad. A rendszer a foglalásig jut el, de nem kezeli a teljes életciklust.

A várólista, a felszabaduló helyek vagy az utolsó pillanatos lemondások kezelése továbbra is manuális.

3. Kapacitás-intelligens működés

Ebben a szakaszban a foglalás már nem egyetlen lépés, hanem egy zárt folyamat része.

A rendszer figyeli:

• a lemondásokat

• a felszabaduló helyeket

• a várólistát

• a valós kihasználtságot

Így a kapacitás nem csak papíron telik meg, hanem ténylegesen is kihasználódik.

A „betelt” események mögötti vakfolt

A legtöbb szolgáltató cégnél nem a foglalás megszerzése a szűk keresztmetszet, hanem a kapacitás valódi kihasználása.

Amikor egy esemény vagy időpont betelik, a legtöbb rendszer lezártnak tekinti a folyamatot. A működés szempontjából azonban a kérdés valójában ekkor kezdődik:

mi történik ezután?

A betelt állapot mögött sokszor egy olyan működési vakfolt rejtőzik, amelyet csak akkor lehet észrevenni, ha a foglalást nem egyetlen lépésként, hanem teljes folyamatként vizsgáljuk.

Erről a jelenségről részletesebben itt olvastam: mi történik egy betelt esemény után

Az ügyfelek megszerzése csak az első lépés

Egy vállalkozás fejlődésében sok energia megy arra, hogy több ügyfél érkezzen, hogy a szolgáltatások megteljenek, hogy a naptár tele legyen.

Ez természetes.

De amikor ez sikerül, a következő kérdés már nem az, hogyan szerezzünk több foglalást, hanem az, hogy hogyan használjuk ki valóban a meglévő kapacitást.

Sok cégnél a legnagyobb fejlődési lehetőség nem a marketingben vagy az értékesítésben van, hanem egy látszólag működő folyamat finomhangolásában.

The post Betelt az esemény — mégis pénzt hagy az asztalon? A rejtett kapacitásveszteség a szolgáltató cégeknél appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.

Az automatizálás segít,

• hogy ne kelljen irigykedve néznie a többiek síelős, nyaralós fotóit,
• hogy ne maradjon le a gyerekei gyerekkoráról, el tudjon velük menni kirándulni, Vidámparkba – amíg még igénylik az Ön társaságát…
• hogy reggelenként Ön dönthesse el, szunyókál-e még egy kicsit,
• hogy kiléphessen végre a taposómalomból,
• hogy akkor és annyit és úgy dolgozzon, amikor és amennyit és ahogyan szeretne – miközben Ön nélkül is megy a cég…
• hogy végre valóban szabadon élhessen!

Mit utál a legjobban csinálni a cégében?

Ön nem akar ezekkel a „piszlicsáré aktatologató hókuszpókuszokkal” foglalkozni? Nem is kell! Ön, mint cégvezető, nyugodtan maradhat a jövőben. Tervezzen, álmodozzon kedvére! Egy automatizált rendszert az asszisztense is tud üzemeltetni. Ön csak annyit érez, hogy minden flottul működik. Csak annyit mond a kollégájának, hogy kell egy lista a vevőkről, akik a legtöbbet vásároltak az elmúlt 6 hónapban… és ő egy gombnyomásra adja a listát! Csináljon egy tesztet a saját cégében: mennyi idő alatt kap ilyen listát?

Egy automatizált rendszerrel 17 másodperc alatt!

Többé nem kell a kiszállításra váró áruhegyek fölött állnia tanácstalanul, pontosan fogja tudni, mennyi volt a kiadás, a bevétel, kinek mit adott el. Tud majd hatékonyan kommunikálni az ügyfeleivel, mert tudja, ki mikor mit vett, milyen értékben. Egy automatizált rendszer kiszolgálja az Ön álmait, szabadon szárnyalhatnak a tervei, nem fog minduntalan bosszantó technikai hibákba ütközni a megvalósításkor!

Ha a cége lassan kezd széthullani a hatalmas tempó miatt, Önnek szüksége van az automatizálás segítségére a fejlődés fenntartásához! Tegyen próbát Ön is!

The post Mire jó az automatizálás? appeared first on Szekeres Júlia folyamatszervező.